Technik im Büro - die Vor- und Nachteile

  • Von Aida Faye
  • Dienstag 18. Februar 2020

Technologien im Bürobereich haben viele Vor- und Nachteile. Während die einen neue Technik als ein Geschenk des Himmels ansehen, ist es für andere Mitarbeiter mehr Fluch als Segen. Feststeht, dass es heutzutage fast unmöglich ist, auf Technologien im Büro zu verzichten. Sie werden in allen unterschiedlichen Branchen bereits tagtäglich genutzt. Aber was sind die Vor- und Nachteile von Technologien im Büro?


✅ Vorteil: Technologie vereinfacht und beschleunigt Prozesse

Technologie macht uns effizienter, insbesondere wenn es um die Kommunikation geht. Vor einigen Jahren, als es noch keine Computer gab, waren Aufgaben sehr viel mühseliger zu bewältigen als heute. Ein Dokument über das Faxgerät versenden und jeder Fehler in einem Brief, wobei man mit dem Schreiben direkt von vorne beginnen musste, nahmen früher sehr viel Zeit in Anspruch. Erinnerst du dich?

Heute ist es viel einfacher. Digitale Fehler sind innerhalb weniger Sekunden gelöst, was die Kommunikation um einiges leichter und schneller macht. Im Nu sendet man Mails und man kann sich voll und ganz auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Neugierig welche Bürogadgets in deinem Büro nicht fehlen dürfen? Wirf einen Blick auf unseren passenden Blog!


Nützliche Gadgets für dein Büro

 

Technologie erhöht ProduktivitätTechnologie erhöht die Produktivität. So hast du mehr Zeit für mehr Bewegung im Arbeitsalltag: hole dir beispielsweise eine Extrarunde Kaffee!

✅ Nachteil: Du kannst überall arbeiten 

Häufig bewegen sich Menschen, die im Büro arbeiten so schon viel zu wenig. Technologien haben vieles in unserem Leben noch einfacher gemacht, sodass wir uns zusätzlich weniger bewegen müssen. Dank des Pc’s, können wir stundenlang Mails schreiben oder Präsentationen und Analysen erstellen. Mittels Video Calls und Splitscreen müssen wir uns für ein Meeting oder informelles Treffen nicht einmal mehr von unserem Bürostuhl wegbewegen.

Früher musste man sich für Fragen und Antworten meist auf dem Weg zum betreffenden Kollegen machen. Das sorgte stets für mehr Bewegung. Dank des Telefons oder Handys mit Applikationen wie WhatsApp gehört der Gang zum Kollegen der Vergangenheit an. Aus diesem Grund ist es ratsam, ab und zu ein paar extra Kaffeerunden oder kurze Spaziergänge an der frischen Luft über den Tag zu verteilen, um für die notwendige Bewegung zu sorgen.

✅ Vorteil: Du kannst überall arbeiten

Aufgrund der Einführung neuer Technologien kann man heutzutage von überall arbeiten. Flexdesks, Arbeiten in der Cloud oder New Work gewinnen immer mehr an Bekanntheit und Beliebtheit. Packe deinen Laptop an deinem Lieblingsplatz aus oder nutze verschiedene Möglichkeiten im Büro, um den Arbeitsalltag abwechslungsreich zu gestalten.

Arbeite zum Beispiel gelegentlich in einer Meetingbox, um dich auf ein wichtiges Projekt zu konzentrieren oder in einem Coworking-Bereich, zum Netzwerken. Auch für dich als Arbeitgeber kann es nützlich sein, wenn deine Mitarbeiter abwechselnd an anderen Standorten arbeiten. So kannst du ein kleineres Büro mieten, wodurch sich die Nebenkosten verringern.

 

Technologie im BüroTechnologie im Büro - Heute kannst du überall arbeiten, praktisch, falls du dich für eine Weile isolieren möchtest!

❎ Nachteil: Sensible Informationen und mögliche Cyber-Angriffe

Heutzutage sind so viele Daten verfügbar, dass unbedingt die Datensicherheit berücksichtigt werden muss. Kriminelle müssen sich nicht einmal mehr in der Nähe eines Büros aufhalten, um einem Unternehmen großen Schaden zuzufügen. Durch die Einführung vieler technologischer Entwicklungen und den Gebrauch von Online-Plattformen lauern heutzutage immer mehr Cyber-Bedrohungen. Kriminelle planen Angriffe auf Server, Websites, CMS-Systeme, Computer und andere elektronische Geräte.

Viele Unternehmen verbessern sich erst, nachdem es einen Angriff gegeben hat. Das ist sehr schlecht, denn ein solcher Angriff hat oft große Auswirkungen auf ein Unternehmen. Deshalb raten wir dir, vorausschauend zu denken und jetzt Zeit und Geld in die Cybersicherheit zu investieren. 

✅ Vorteil: Kosten sparen

Dank neuer Technologien kann dein Unternehmen eine Menge Kosten sparen. Viele Bürogadgets können mittlerweile Aufgaben übernehmen, die normalerweise von einem Vollzeitangestellten ausgeführt werden. Platziere doch zum Beispiel den digitalen Empfang in deinem Bürogebäude. Dann ist ein Vollzeit-Rezeptionist nicht mehr notwendig.

Warum Kunden besuchen, wenn man es genauso online tun kann? Vielleicht bringt euch ein Skypecall schon zum erfolgreichen Abschluss. Das spart viel Reisezeit und Kosten. Dank der zahlreichen Fortschritte durch Digitalisierung und Automatisierung bestimmter Tätigkeiten sparst du viel Zeit, die anderweitig genutzt werden kann. Vorteil: Mehr Konzentration und Effizienz.

 

Digitaler EmpfangSpare Personalkosten mit dem digitalen Empfang!

✅ Vorteil: transparentere Daten

Heutzutage ist es sehr einfach, Daten von Besuchern oder eigenen Mitarbeitern zu analysieren. Dies gilt sowohl für die Offline- als auch für die Online-Branche. Nicht umsonst können wir heute sagen: Messen ist Wissen. Mit den Daten können Verbesserungen vorgenommen werden, sodass die Benutzerfreundlichkeit des Dienstes und damit die Konversionsrate erhöht werden kann.

Darüber hinaus gibt es verschiedene Zeiterfassungssysteme, die deine Mitarbeiter nutzen können. Dadurch ist es für deine Mitarbeiter ganz einfach beispielsweise online Urlaub zu beantragen. Sowohl der Arbeitgeber als auch die Mitarbeiter haben dann einen besseren und genauen Überblick. 

❎ Nachteil: Vertrauensproblem

Mit dem Verschwinden von festen Arbeitsplätzen und der Zunahme von flexibler Arbeit entstehen viele Unsicherheiten seitens Arbeitgeber. Dies ist auf die Technologie zurückzuführen, die es einfach macht, überall zu arbeiten, auch zu Hause. Die Gewissheit der Anwesenheit der Mitarbeiter gibt dem Arbeitgeber mehr Vertrauen.

Das Arbeiten im Verborgenen ist eine große Veränderung für jedes Unternehmen. Es erfordert Disziplin vom Mitarbeiter und Vertrauen vom Arbeitgeber, denn man kann nicht alles kontrollieren und vermisst die physische Präsenz der Arbeitenden. Dennoch gibt es heutzutage immer mehr Tools, um zu messen, was die Mitarbeiter tun. Klare Vereinbarungen, wie Zielsetzungen können helfen, um mehr Vertrauen zu generieren.

 

Flexible ArbeitsplätzeDie Zahl der festen Arbeitsplätze im Büro geht zurück, während die Zahl der Flexarbeitsplätze steigt: Wie gehst du als Arbeitgeber damit um?

Technologie im Büro - Bist du ein Befürworter und Vorreiter oder eher ein Gegner und Nachzügler?

Technologie hat viele Vor- und Nachteile und damit auch viele Befürworter und Gegner. Natürlich gibt es zu jedem Punkt etwas zu sagen, aber am Ende hängt alles von deinen individuellen Wünschen und Anforderungen ab. Hat die derzeitige Technologie deiner Meinung nach mehr Vor- oder Nachteile? 

Auf der Grundlage unserer genannten Punkte kannst du einfacher bestimmen, ob neue Technologien in deinem Bürogebäude implementiert werden sollten. Natürlich muss man nicht gleich das ganze Bürogebäude auf den Kopf stellen und klein anfangen. Schritt für Schritt kannst du deine Büroräume mit verschiedenen Tools und Bürogadgets ausstatten. So findest du am besten heraus, welche Produkte zu dir und deinem Unternehmen passen und welche nicht. Bist du neugierig und möchtest mehr in Erfahrung bringen? Dann nimm schnell Kontakt mit uns auf!


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