Voordelen en nadelen van technologie in de kantoorruimte

✅ Voordeel: Technologie vergemakkelijkt en versnelt processen

Technologie maakt taken efficiënter, zeker als het gaat om communicatie. Denk eens aan de tijd voordat de computer bestond. Destijds waren taken veel omslachtiger dan nu. Documenten verstuurde je per fax. Dat nam natuurlijk veel meer tijd in beslag. Een fout in de brief? Dan kon je weer opnieuw beginnen met schrijven. Digitale foutjes los je in een seconde op, makkelijk toch? Dat maakt het een stuk eenvoudiger om snel te communiceren. Het kost veel minder tijd, je verzendt mails in een handomdraai en je kan verder met de overige werkzaamheden.

Vergeet niet om af en toe te bewegen: haal bijvoorbeeld nog eens een extra rondje koffie!

Als je een kantoorbaan hebt, kan het zeker voorkomen dat je te weinig beweegt. De technologie heeft ons leven vergemakkelijkt, waardoor we minder hoeven te bewegen. Met de komst van de computer kunnen we urenlang achter elkaar doorgaan met mails, presentaties voorbereiden, analyses maken en schrijven.

Vroeger had je voor antwoorden nog meer beweging: je liep naar de desbetreffende collega om je vraag beantwoord te krijgen; nu is het de telefoon, een chatbericht of een mailtje sturen en wachten op antwoord. Verstandig dus om af en toe toch dat rondje koffie extra te halen. Scoor je niet alleen punten bij je collega’s, maar zo kom je toch meer in beweging. Of pauzeer af en toe tijdens je werk, sta even op of ga voor een frisse neus in de pauze.

✅ Voordeel: Je kan overal werken

Met de komst van de huidige technologie kan men overal werken. We zijn minder plaats- en tijdgebonden. Pak de laptop van je bureau en loop de Meetingbox in voor het focussen op een analyse, werk makkelijk een dagje vanuit huis of zoek de rust op in de Phonebooth. Het inloggen vanaf de laptop of mobiel is makkelijk. Baken wel duidelijke grenzen af, aangezien je door de technologie dus ook altijd bereikbaar bent.

Tegenwoordig kan je overal werken, handig als je je even wilt afzonderen!

Tegenwoordig is er zoveel data beschikbaar, dat er ook nagedacht moet worden over de gegevensbeveiliging. Criminelen hoeven namelijk al niet eens meer in de buurt van een kantoor aanwezig te zijn om het bedrijf grote schade toe te brengen. Door de komst van alle tech-ontwikkelingen en online platformen liggen er tegenwoordig steeds meer cyberbedreigingen op de loer. Criminelen plannen aanvallen op servers, websites, cms systemen, computers en andere elektronische apparatuur.

Veel bedrijven gaan pas verbeteren wanneer er een aanval is geweest. Zonde, zo’n aanval heeft vaak een enorme impact op een bedrijf. Daarom adviseren wij om nu tijd te investeren in cybersecurity. 

✅ Voordeel: kosten besparen

Met technologie kan je veel kosten besparen. Technologie wordt veel gebruikt om taken uit handen te nemen van de mens. Maak je bijvoorbeeld gebruik van de digitale receptie? Dan is het hebben van een fulltime receptionist niet meer nodig. Waarom klanten bezoeken als het ook online kan? Wellicht dekt een Skype call de lading. Dat scheelt dan natuurlijk al weer in reistijd en kosten. Dankzij diverse automatiseringsslagen in bepaalde taken, blijft er meer tijd over die beter ingezet kan worden. Dat geeft meer focus en efficiëntie in de tijd. 

Bespaar op je personeelskosten met de digitale receptie!

Tegenwoordig is het zo makkelijk om gegevens te analyseren van bezoekers of eigen personeel. Dat geldt voor zowel offline- als online branches. Niet voor niets dat we tegenwoordig kunnen zeggen: meten is weten. Met de gegevens kunnen er verbeteringen worden aangebracht, zodat de gebruiksvriendelijkheid van de service verhoogd kan worden en daarmee ook de conversieratio. Daarnaast kunnen bijvoorbeeld medewerkers inklokken met systemen voor urenregistratie, kan men online verlof aanvragen en is het in één overzicht duidelijk welke informatie je van de medewerkers hebt. 

❎ Nadeel: vertrouwenskwestie 

Met het verdwijnen van vaste werkplekken en een toename van het flexibele werken kan er onzekerheid ontstaan bij de werkgever. Dat komt door de technologie die het eenvoudig maakt om op elke plek te werken, dus ook thuis. De zekerheid van de aanwezigheid van de medewerkers geeft vertrouwen. Buiten het gezichtsveld werken is voor leidinggevenden en werkgevers een grote omschakeling. Het vergt vertrouwen, men kan niet alles controleren en de fysieke aanwezigheid mist men. Toch zijn er tegenwoordig steeds meer tools om te meten waar medewerkers zich mee bezighouden en worden er bepaalde afspraken gemaakt om vertrouwen te winnen. 

Vaste werkplekken nemen af en het flexwerken neemt toe: hoe ga jij daarmee om als werkgever? 

Technologie in de kantoorruimte: ben jij voorstander?

De technologie kent veel voor- en nadelen en daarmee ook voor- en tegenstanders. Voor elk punt valt natuurlijk wat te zeggen, maar het is afhankelijk van jouw wensen en eisen. Heeft de huidige technologie meer voor- of nadelen volgens jou? Aan de hand van deze punten kan je bepalen hoe ver de technologie wordt doorgevoerd in jouw kantoorpand. Natuurlijk hoef je niet direct het hele kantoorpand aan te pakken, maar begin klein. Stapje voor stapje kan je technologie toepassen binnen de kantoorruimte. Zo merk je gauw genoeg wat prettig is. Nieuwsgierig naar de mogelijkheden? Bekijk de producten eens in de shop!

Officekit