Papierloses Büro? Mit diesen Tipps wird dein Büro zu einem digitalen Arbeitsplatz!
- Dienstag, 5. November 2019
Entdecke die Vorteile des papierlosen Arbeitens und verwandle deine Büroräume in einen digitalen Arbeitsplatz. Der papierlose Wind weht in den letzten Jahren über viele Unternehmen und Büros. Immer mehr Unternehmen stellen auf papierlose Arbeit um und entscheiden sich für die digitale Speicherung von Dokumenten, meistens in einer Cloud. Bist du jemand, der noch nicht papierlos arbeitet, weil du davon einfach nicht überzeugt bist? In diesem Blog haben wir die Vorteile des papierlosen Büros für dich aufgelistet.
Digitaler Arbeitsplatz vs. Papierarbeitsplatz
Heutzutage gibt es immer mehr digitale Anwendungen und Softwaresysteme zur Speicherung, Überwachung und Verwaltung von Informationen und Daten. Der Vorteil dabei ist, dass die Mitarbeiter dadurch papierlos arbeiten können. Obwohl papierloses Arbeiten viele Vorteile hat, gibt es immer noch einige Unternehmen, die unendlich viel Papier- und Notizblöcke verwenden. Das finden wir schade, da diese Unternehmen nicht die Chancen nutzen, die das digitale Zeitalter mit sich bringt.
Ein digitaler Arbeitsplatz oder ein Arbeitsplatz mit Papierbergen? In diesen Büroräumen gibt es beides.Papierlos arbeiten, wie macht man das?
Hast du genug von all den Papierstapeln auf deinem Schreibtisch und raubt es dir Zeit und Nerven ständig die richtigen Dokumente zu finden? Hier sind einige Gründe, warum Papier aus dem Büro verbannt werden sollte. Folgend führen wir 6 Vorteile des papierlosen Arbeitens auf:
#1 Entscheide dich für eine Arbeit die unabhängig von Ort und Zeit ist
Einer der wichtigsten Vorteile des papierlosen Arbeitens ist die Flexibilität. Wenn du immer Zugriff auf den Server hast, können deine Mitarbeiter zu jeder Zeit und an jedem Ort arbeiten. Ob deine Mitarbeiter in der Zentrale, zu Hause, im Zug oder bei einer Konferenz arbeiten, sie haben immer die notwendigen Dokumente dabei.
Einer der wichtigsten Vorteile des papierlosen Arbeitens ist die Flexibilität.
Überdies profitieren deine Mitarbeiter von mehr Flexibilität, um überall und jederzeit arbeiten zu können. Wenn einige deiner Mitarbeiter nicht im Büro arbeiten, spart das wiederum viel Platz. Papierloses Arbeiten realisiert den Zugriff auf den Server oder Datenbeständen von überall her und ermöglicht es Mitarbeitern, von zu Hause aus zu arbeiten oder den Arbeitstag öfter in beliebigen Orten wie Business Lounges zu verbringen. Als Arbeitgeber benötigst du so weniger Arbeitsplätze im Büro, was auch Geld spart.
Überall und zu jeder Zeit arbeiten - Ideal, nicht wahr?#2 Zusammenarbeit geht über Unternehmensgrenzen hinaus
Digitales arbeiten sorgt dafür, dass Wissen leichter ausgetauscht werden kann. Die richtigen Informationen sind für alle an einem zentralen Ort verfügbar. Gerade in Projekten arbeiten Unternehmen oft mit externen Partnern zusammen. Du kannst selbst bestimmen welche Personen Zugang zu den Dokumenten bekommen und wer diese nur anschauen oder bearbeiten darf. Werden alle projektbezogenen Dokumente digitalisiert und zur Verfügung gestellt, ist die Zusammenarbeit durch papierloses Arbeiten einfacher. Mitarbeiter können unkompliziert Daten über Smartphone, Tablet oder Desktop austauschen und abrufen.
#3 Keine langwierigen Grabungen mehr durch Papierberge
Gib es zu: Papierberge bringen auch dich manchmal zur Verzweiflung. Gerade dann, wenn du auf der Suche nach einem besonderen Dokument bist, findest du es oft nicht. Spare viel Zeit, indem du ohne Papier arbeitest. Durch arbeiten in der Cloud musst du den ganzen Papierkram nie wieder durchsuchen. Gebe einfach den Titel des gewünschten Dokuments in ein Suchfeld ein, um es dir direkt anzuschauen. Dieser Prozess erhöht nachweislich die Produktivität. In einer digitalen Arbeitsumgebung findest du mit wenigen Klicks die gewünschten Informationen und Daten. Ideal, nicht wahr?
Spare Zeit durch die Einführung von papierloser Arbeit.
#4 Schaffe zusätzlichen Platz im Büro
Papierloses Arbeiten bedeutet, dass Papier von nun an nicht mehr gelagert werden muss. Dadurch brauchst du automatisch weniger Stauraum und keine Schränke, die bis dato als Papierarchiv genutzt wurden. Es ist also höchste Zeit sich dem digitalen Zeitalter anzupassen und somit leere Schränke, Schubladen und Fächer aus dem Büro zu entfernen. Mit der dazugewonnen Fläche kannst du zusätzliche Bereiche für deine Mitarbeiter einrichten, sodass sie agil, effizient und produktiv arbeiten können.
Mit einem papierlosen Büro schaffst du zusätzlichen Freiraum. #5 Sicherheit in einer digitalen Arbeitsumgebung
In der digitalen Arbeitsumgebung werden die richtigen Informationen direkt an den jeweiligen autorisierten Mitarbeiter gesendet. Dokumente werden sicher aufbewahrt und es besteht praktisch keine Chance, sie zu verlieren. Durch die Automatisierung von Prozessen kann die Qualität der Informationen besser gewährleistet werden. Die Wahrscheinlichkeit einer dauerhaften Schädigung deines Rufes durch falsches menschliches Handeln wird so enorm reduziert. Die erhöhte Transparenz im gesamten Unternehmen ermöglicht eine bessere und schnellere Überwachung.
Durch die Automatisierung von Prozessen kann die Qualität der Informationen besser gewährleistet werden.
Die einzige Schwäche von digitaler Arbeit oder arbeiten in der Cloud ist die Sicherheit gegenüber Cyberkriminalität. “Einbrecher” und “Diebe” müssen zwar für Wertsachen in Form von Objekten noch stets in ein Büro einsteigen, um jedoch die Daten des Unternehmens zu stehlen müssen sie nicht mehr physisch anwesend sein. Mittels Cyberkriminalität können einige Menschen große Schäden verursachen.
Aus diesem Grund, musst du dafür sorgen, dass deine Datenbestände ausreichend geschützt sind.Wenn ihr euch mit den Gefahren und Risiken von Cyberkriminalität beschäftigt, sinkt das Risiko eines schwerwiegenden Diebstahls. Möchtest du mehr Informationen zum Thema Sicherheit im Büro? Dann lies den dazu passenden Blog. ⬇
#6 Leiste deinen Beitrag zu einer besseren Umwelt
Ein weiterer Aspekt ist Nachhaltigkeit. Weniger Drucken führt zu weniger Tintenverbrauch, aber noch wichtiger: Weniger Papierproduktion kann Bäume retten. Aus einem 10 Meter hohen und 30 Zentimeter dicken Baumstamm können ca. 80.000 Blatt A4-Papier hergestellt werden. Denke daher darüber nach wie viel Papier in deinem Büro bedruckt wird. So kannst du berechnen wie viele Bäume unnötig gefällt wurden.
Sensibilisieren Mitarbeiter für Nachhaltigkeit durch nachhaltige Bürogestaltung.Sei ein Vorbild für deine Mitarbeiter
Menschen halten sich oft an alte Gewohnheiten. Daher ist es schön, das neue Generationen, momentan die Generation Y, frischen Wind in die Unternehmen bringen. Untersuchungen haben gezeigt, dass es vor allem Geschäftsführer sind, die sich Mitarbeiter zum Vorbild nehmen. Wenn du als erstes damit beginnst dich anzupassen, werden dir deine Mitarbeiter folgen. Sich an das digitale Zeitalter und neue Arbeitsformen anzupassen ist unkomplizierter als du denkst.
Aus technischer Sicht gibt es keine großen Hindernisse für die Realisierung einer papierlosen Arbeitsumgebung.
Ist ein papierloses Büro realistisch?
Papierlose Arbeit kann nur dann realisiert werden, wenn deine Mitarbeiter einverstanden und bereit dazu sind. Auch wenn Papier in der Büroumgebung ein bekanntes Phänomen ist, wird die Zukunft zeigen, dass die digitale Arbeitsumgebung Realität wird. Möchtest du dein Büro zur Miete in ein papierloses Büro verwandeln? Unsere Immobilienexperten helfen dir kostenlos und unverbindlich bei der Suche nach Büroräumen, die deinen Wünschen und Anforderungen entsprechen. Machen dein Unternehmen fit für die Zukunft, indem du ohne Papier arbeitest!
