¿Una oficina sin papel? Con nuestros consejos puedes crear tu propia oficina digital
- martes, 5 de noviembre de 2019
Descubre las ventajas de una oficina sin papel y convierte tu espacio en una oficina digital. El concepto de una oficina sin papel se ha vuelto bastante popular en los últimos años. Cada vez hay más organizaciones que quieren una oficina sin papel y la posibilidad de archivar digitalmente los documentos importantes. ¿Todavía trabajas con papel, porque el concepto no te convence? En este blog hemos enumerado las ventajas de una oficina sin papel.
Una oficina digital vs. una oficina con papel
Hoy en día existen cada vez más aplicaciones digitales y sistemas de software para el almacenamiento y la actualización de la información. La ventaja de esto es que los empleados ahora trabajan sin papel. A pesar de las numerosas ventajas de una oficina sin papel, todavía hay muchas empresas que utilizan archivos de papel y cuadernos. Creemos que es una lástima, porque no permite a las empresas sacar el máximo provecho de su negocio.
¿Una oficina digital o una oficina con papel? Esta oficina se utilizan papel y soluciones digitales.
Una oficina sin papel, ¿Cómo empiezo?
¿Te cansan las montañas de papel en tu escritorio? ¿Tardas mucho en encontrar el documento que buscabas? Estas son sólo algunas de las razones por las que debes convertir tu espacio de oficina en una oficina sin papel. Por eso enumeramos las principales ventajas de tener una oficina sin papel:
1. Opta por la independencia en el espacio y el tiempo
Una de las ventajas más importantes de tener una oficina sin papel es la flexibilidad. Con un acceso constante al servidor, tus empleados pueden trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento. Ya sea que tus empleados trabajen desde la oficina central, desde casa, en el tren o en una conferencia, siempre pueden seguir trabajando.
Una de las ventajas más importantes de tener una oficina sin papel es la flexibilidad.
Esto da al empleado más flexibilidad para trabajar en independentemente del lugar y en cualquier momento. Y así el empleador ahorra en espacio de oficina. Una oficina sin papel te da acceso al servidor en cualquier sitio y permite a los empleados trabajar desde casa o utilizar con más frecuencia las salas de descanso durante la jornada laboral.Como empleador, necesitas menos puestos de trabajo en la oficina, lo que te permite ahorrar en costes.
Puedes trabajar en independentemente del lugar y en cualquier momento. Ideal, ¿no?
2. Una forma de colaborar que va más allá de las paredes de la oficina
Trabajar de forma digital facilita el intercambio de conocimiento. La información correcta está disponible para todos en un sitio central y digital. Especialmente en los proyectos, las empresas tienen que cooperar con socios externos. Si todos los documentos relacionados con el proyecto se digitalizan y se ponen a disposición, la colaboración es mucho más fácil. Los empleados también pueden compartir y recuperar los datos de esta manera a través de su móvil, tableta o portátil.
3. Adiós a las montañas de papel en tu mesa
Admítelo: una maleta de trabajo llena de papel no te hace más productivo. También puedes ahorrar tiempo trabajando sin papel. No hay necesidad de buscar entre montañas de papeles, lo que aumenta la productividad en la oficina. Con un entorno de trabajo digital, puedes encontrar la información que necesitas en tan sólo unos clics. Es ideal, ¿no?
Con un entorno de trabajo digital, puedes encontrar la información que necesitas en tan sólo unos clics.
4. Crear más espacio en la oficina
Una oficina sin papel significa que ya no tienes que almacenar todos los archivos. Así que necesitas menos espacio en el armario para los archivos en papel. Y puedes tirar los armarios, cajones y compartimentos vacíos de la oficina, para crear espacio adicional. Con este espacio te permite implementar espacios adicionales para que los empleados puedan trabajar Activity Based. Además, así ahorras dinero si tienes una oficina en Madrid o Barcelona, donde el alquiler de espacio adicional puede ser muy caro.
Una oficina sin papel te da más libertad.
5. Más seguridad gracias a una oficina sin papel
En una oficina digital, la información correcta se envía directamente al empleado específico. Los documentos se almacenan de forma segura y no hay posibilidad de que se pierdan. Al automatizar los procesos de principio a fin, se puede garantizar mejor la calidad de la información y se reduce la posibilidad de que se produzcan problemas con tu reputación como resultado de acciones humanas incorrectas. El aumento de la transparencia en toda la empresa permite un mejor y más rápido comunicación de la empresa hacia el cliente.
En una oficina digital, la información correcta se envía directamente al empleado específico.
Además de la posibilidad de que se roben objetos de valor en la oficina, los ladrones ya no necesitan estar físicamente presentes para causar problemas. Hoy en día, ten en cuenta la ciberseguridad de tu oficina. Cuando tus empleados son conscientes de los peligros y riesgos de la ciberdelincuencia, las posibilidades de que te pase a ti están disminuyendo. ¿Tiene curiosidad sobre cómo puedes proteger digitalmente tu oficina?
6. Aumenta la sostenibilidad de tu oficina
Otro aspecto es la sostenibilidad, porque tener una oficina sin papel es sostenible. Dejar de usar la impresora, supone un menor consumo de tinta, pero aún más importante: una menor producción de papel puede salvar la tala de los árboles. Se pueden hacer aproximadamente 80.000 hojas de papel A4 a partir de un tronco de árbol de 10 metros. Si sabes cuánto papel se imprime en la oficina, puedes calcular cuántos árboles se han talado innecesariamente.
Una oficina sostenible ayuda con la imagen de tu empresa.
Un mal ejemplo no te deja progresar
Los empleados muy a menudo prefieren un cierto modo de trabajo. Al final del día, todo el mundo tiene sus hábitos. La gente está acostumbrada a leer en papel. Las investigaciones han demostrado que son principalmente los jefes los que dan un mal ejemplo al imprimir más que sus empleados. Y ya sabes, un mal ejemplo te copiar un mal hábito. Sin embargo, desde un punto de vista técnico, no hay muchos obstáculos para la creación de una oficina sin papel. Los servidores pueden ofrecer suficiente espacio y potencia de procesamiento para manejar prácticamente cualquier cantidad de datos y archivos.
No hay muchos obstáculos para la creación de una oficina sin papel
Una oficina sin papel, ¿posible, o ficción?
Una oficina sin papel sólo se puede lograr si tus colegas se unen. Aunque el gasto de papel es un fenómeno conocido en el entorno de la oficina, el futuro mostrará que una oficina digital se está convirtiendo en una realidad. ¿Buscas una oficina sin papel? Nuestros consultores inmobiliarios te ayudarán, de forma gratuita y sin compromiso, en la búsqueda de una oficina que mejor se adapte a tus deseos y necesidades. ¡Asegúrate de que tu empresa está preparada para el futuro con una oficina sin papel!
