Visiter votre futur bureau ? Ce sont les questions à se poser !

1️⃣ Quelles prestations sont incluses dans le loyer ?

Avant de se lancer dans la location de bureau, il est utile de connaître les prestations incluses et la gamme d’installations de l’immeuble. Nous vous recommandons de demander un devis afin que vous sachiez exactement les prestations incluses dans le prix du loyer et les prestations facturées en sus. Dans la majorité des cas, les prestations incluses sont mentionnées dans la description de l’annonce immobilière, néanmoins il est recommandé de vous renseigner là-dessus lors d’une visite afin que vous puissiez découvrir les prestations offertes par vous-même.  

Savez-vous si l’accès au bar à espresso et au salon sont compris dans le prix ? Renseignez-vous là-dessus !

Les extras sont par exemple une place de parking, l’accès aux salles de réunion, les services de conciergerie et l’accès aux bureaux 24h/24. Il est recommandable de déterminer à l’avance de quelles prestations vous avez besoin. Le prix de loyer dépend entre-autres de la qualité de prestations.

Bien évidemment, les coûts d’une location de bureau seront plus élevés en offrant un cadre de travail et des prestations 5 étoiles. Le prix du loyer varie souvent d’un propriétaire à l’autre, si vous allez louer un bureau en centre d’affaires ou dans un immeuble multi-locataires les coûts des installations et des prestations seront partagés avec les autres locataires dont la SUB (surface utile brute) sert de référence pour le calcul du loyer.    

Le prix du loyer communiqué par SKEPP est toujours basé sur la SUB.  Outre l’intérieur des locaux elle inclut également les surfaces occupées par les locaux sociaux, les sanitaires, les circulations et la quote-part des parties communes comme l’entrée, les couloirs et la cuisine. La SUN (surface utile nette) est la surface réellement disponible en espace de travail. Renseignez-vous lors de votre visite pour que vous connaissiez les différences entre la SUB et la SUN !

Visiter différents espaces de bureaux vous permettent de mieux comparer les prix.

2️⃣ Y-a-t-il une différence de prix entre les bureaux ?

S’il y a plusieurs bureaux disponibles au sein de l’immeuble, le propriétaire vous montrera plusieurs espaces qui pourraient convenir à vos besoins en tant que locataire potentiel. Il est recommandé de vous renseigner au préalable sur les différences de prix entre les espaces disponibles afin d’éviter de mauvaises surprises après la visite. 

En outre, il ne faut avoir d’hésitations pour poser toutes les questions qui vous passent par la tête concernant les charges locatives. Ce sont les dépenses afférentes à la consommation collective d’eau, le chauffage des bureaux, les dépenses d’électricité, les coûts de fourniture de produits d’entretien des parties communes, les frais liés à la réparation des appareils de nettoyage, à l’entretien des vide-ordures et les frais de paiement du personnel d’entretien.  

Le propriétaire peut récupérer les charges locatives de deux manières différentes, soit il récupère ponctuellement les dépenses sur présentation  des justificatifs soit il établit chaque année une provision de charges. Dans ce dernier cas, un complément annuel ou un remboursement permettent d’ajuster le montant versé par le locataire pour qu’il corresponde aux dépenses réellement engagées par le propriétaire pendant l’année : on parle d’une régularisation.

Conseil : vérifiez au sein du propriétaire s’il récupère ponctuellement les charges récupérables ou si vous devez lui régulariser, cela vous permet de mieux gérer votre budget et d’éviter des dépenses imprévues. 

Vérifiez si les charges comprennent tous les frais liés aux travaux de réparation et de réfection des parties communes, qui excèdent l’entretien habituel.

3️⃣ Quelle est la durée d’engagement et la durée de préavis ?

Différents prix de loyers seront appliqués pour la location de bureaux. Normalement la location de bureau est relativement plus coûteuse s’il n’y a aucune durée d’engagement ou en cas d’une location de courte durée. D'autre part, si le locataire occupera l’espace pendant une durée plus longue il aura moins de flexibilité. Il est donc primordial de prendre note de la durée d’engagement pour que vous puissiez mieux anticiper à une éventuelle croissance de votre entreprise.

Selon la disponibilité, il est souvent possible de changer de locaux pendant la durée de votre contrat ce qui vous permet d’occuper un espace de taille différente pour pouvoir gérer la croissance de votre entreprise ou bien pour préparer votre entreprise à traverser des tempêtes. 

Toutes les informations relatives à la durée d’une location de bureau

La durée du préavis dépend du type de bail, car il existe des alternatives au bail 3-6-9. Le bail commercial est conclu pour une durée de neuf ans avec l’option pour le locataire de résilier tous les trois ans, c’est de là que vient la fameuse expression ‘’bail 3-6-9’’. Le locataire peut donc résilier la location de bureaux à l’expiration de chaque période triennale moyennant un préavis de six mois. En revanche, le bail professionnel peut être résilié à tout moment en respectant un préavis de six mois.  

En tant que freelance par exemple, il est souvent difficile de prévoir ses futurs projets professionnels sur le long terme. Louer des bureaux pour un engagement de trois ans pourrait être un frein quand on lance son entreprise. Etant donné que les contrats de bail conventionnel ne sont pas adaptés aux besoins de toute entreprise, la location de bureau (ultra) flexible gagne en attractivité. En optant pour le coworking par exemple, il y a souvent une durée minimum d’engagement entre 3 et 6 mois et un préavis entre 1 et 3 mois à respecter. 

La SUB sert de référence pour le calcul du loyer et comprend entre-autres la surface occupée par les parties communes comme cet espace de convivialité.

4️⃣ Puis-je réserver un espace de bureau ?

Vous êtes intéressé(e) par la location de bureaux, mais vous ne souhaitez pas vous engager tout de suite ? Vous pouvez demander au bailleur si c’est possible de réserver votre espace de bureau pour une semaine ou deux afin d’éviter que les bureaux soient loués à un autre locataire. Cela vous permet d’organiser plusieurs visites afin que vous puissiez mieux comparer les différents lieux avant de faire un choix définitif. Cependant, il n’est pas toujours possible de réserver vos locaux. N’hésitez donc pas à poser cette question lors de votre visite ! 

Conseil : Intéressé ? Faites votre réservation de bureaux !