Lange vergaderingen in een saaie kantoorinrichting aan lange tafels behoren meestal niet onder de werkzaamheden die medewerkers het leukst vinden aan hun baan. Het woord ‘vergaderen’ levert bij medewerkers dan ook vaak wat weerstand op. En hoewel we niet onder deze vergaderwerkzaamheden uitkomen, kunnen we met behulp van de kantoorinrichting van de vergaderruimte(s) wel zorgen dat ze in ieder geval plaatsvinden in een fijne sfeer en soms zelfs productiever verlopen. Een moderne kantoorinrichting in jouw vergaderruimte zorgt bijvoorbeeld voor meer efficiëntie en een verhoogde productiviteit. Zie hier een aantal leuke tips voor de kantoorinrichting van de vergaderruimte.
De muur en vloer van deze vergaderruimte lopen zelfs in elkaar over.Formele vergadering versus informeel overlegmoment
Als je de ruimte beschikbaar hebt in je kantoorinrichting, zorg dan dat je verschillende soorten vergaderruimtes hebt. Vergaderruimtes waar mensen afhankelijk van het doel van de vergadering kunnen gaan zitten. Zo is het voor grotere formele vergaderingen belangrijk dat mensen in een afgesloten ruimte zitten, zodat gevoelige informatie en belangrijke zaken binnen 4 muren blijven. En de stoelen in de kantoorinrichting moeten comfortabel en ergonomisch zijn, zodat ook lange vergaderingen makkelijk vol te houden zijn.
Terwijl het voor een korte vergadering met minder gevoelige informatie of een informeel overleg tussen collega’s juist prettiger is om in een open kantoorinrichting te zitten met een gezellige informele sfeer. Of om niet te zitten, maar juist te staan aan een statafel. Iets wat volgens onderzoek creativiteit binnen het overleg kan stimuleren. Vooral met deze informele kantoorinrichtingen is er ruimte om creatief te zijn.
Stoelen aan de kant en ga voor een interactieve vergadering door te staan!Denk out of the box met de kantoorinrichting van de vergaderruimte
De vergaderruimte is de plek waar goede ideeën bedacht worden, waar mensen met elkaar in gesprek of discussie kunnen gaan en waar mensen hun idee of inzichten kunnen presenteren. Doordat het een plek is waar vooral sociale interactie en samenwerking plaatsvindt, is het ook een plek waar je met de kantoorinrichting wat meer out of the box kunt gaan dan op de werkplek waar mensen vooral geconcentreerd moeten werken of in rust aan een verslag willen werken.
Zoals we al eerder noemden lenen vooral de informele vergaderplekken zich goed voor originele ideeën en inspirerende omgevingen. Creëer bijvoorbeeld een zithoek met zitzakken, een comfortabele loungeplek inclusief televisiescherm voor beeldmateriaal of zelfs een comfortabele ruimte die iets wegheeft van een bed voor ongedwongen ‘bed talks’ tussen collega’s.
Het fijne aan die informele overlegruimtes is dat je daar niet eens heel veel ruimte extra voor nodig hebt, maar dat je dat ook kan integreren in een lege hoek in de kantoorinrichting of zelfs op de gang. Of je kunt het combineren met de pauzeruimte, waar ook sfeer en goed contact tussen collega’s voorop staat.
Zelfs overleggen in bed is mogelijk met deze kantoorinrichting.Creëer een fijne omgeving
Hoewel die hippe originele kantoorinrichtingsideeën zich meer lenen voor informele vergaderruimtes, kunnen ook formelere vergaderruimtes ingericht worden met een fijne sfeer, zodat ook lange vergaderingen minder muf en verplicht voelen. Wanneer je lang in een ruimte moet zitten voor overleg kan deze ruimte maar beter goed ingericht zijn. En hoewel het meubilair voor zo’n standaard vergaderruimte vaak ongeveer hetzelfde is, een grote tafel, grote stoelen en een televisiescherm of schrijfbord, kan goed gevarieerd worden met de stijl van deze tafel en stoelen en de rest van de kantoorinrichting van de vergaderruimte.
"Creëer een fijne sfeer om zo lange vergaderingen minder verplicht te laten voelen."
Zo kunnen er posters opgehangen worden of kan er gespeeld worden met behang en vloerbekleding zoals ook in de eerst foto van deze blog te zien is. Verder kan het ook juist heel huiselijk ingericht worden. Wat volgens onderzoek vooral een goed idee is als er vaak gevoelige onderwerpen over tafel gaan. En natuurlijk kunnen we nog veel meer stijlen en ideeën bedenken voor de kantoorinrichting van de formele vergaderruimte. Bekijk onze webshop voor de verschillende opties voor het inrichten van jouw kantoorruimte!
Of ga voor een huiselijke kleurrijke kantoorinrichting in jouw vergaderruimte.Audiovisuele apparatuur in de kantoorinrichting
Puntje praktisch: naast een fijne en inspirerende kantoorinrichting moet er natuurlijk ook handig gewerkt kunnen worden in de vergaderruimte. Ook hier kan met de kantoorinrichting van de ruimte op ingespeeld worden. Maken medewerkers bijvoorbeeld veel gebruik van laptops tijdens het overleg? Zorg dan dat er in de tafel stekkerdozen verwerkt zitten, zodat de laptops altijd makkelijk aan de stroom gelegd kunnen worden en uitvallende apparatuur geen probleem is.
Verder zien we vaak een groot televisiescherm of beamerscherm dat gebruikt wordt voor presentaties en filmpjes. Dit scherm moet natuurlijk voor iedereen die deelneemt aan de vergadering goed zichtbaar zijn, zonder dat er een stoelendans plaats moet vinden of de halve ruimte verbouwd moet worden.
Genoeg ruimte voor grote vergaderingen met een groot beamerscherm.Meubilair in de kantoorinrichting
Nog een laatste tip voor de kantoorinrichting van de vergaderruimte. Niet alleen de inrichtingsstijl van de ruimte is belangrijk. De soort tafel in de kantoorinrichting kan ook nog effect hebben op de resultaten van de vergadering. Zo blijkt dat een ovale of ronde tafel het groepsgevoel bevordert, mede omdat niemand het gevoel heeft op een minder goede plek te zitten. En omdat mensen elkaar beter kunnen zien, gaan mensen minder snel achterover leunen, maar juist actiever deelnemen aan het gesprek.
"Een ovale of ronde tafel bevordert het groepsgevoel tijdens een vergadering."
Koning Arthur en zijn ridders zaten lang geleden niet voor niets ook aan de ronde tafel. Naast een ronde tafel is ook een statafel in de kantoorinrichting een goed idee. Uit onderzoek blijkt dat vergaderen aan een statafel de vergadertijd verkort. Daarnaast stimuleert dit, net als de ronde tafel, groepsgevoel. En zelfs de creativiteit gaat omhoog. En nog een bijkomstigheid: het is een handige manier om eens wat vaker te staan tijdens je werkdag. Een erg gezonde bijkomstigheid, omdat de hele dag zitten zeker niet goed voor je is.
In deze grote open ruimte is bewust gekozen voor een ronde vergadertafel.Lekker vergaderen
We weten dat vergaderen misschien wel nooit de favoriete bezigheid van je medewerkers gaat worden. Maar het blijft een noodzakelijk goed, dus kunnen we maar beter zorgen dat het op een zo efficiënt mogelijke manier gebeurt. En natuurlijk in een prettige kantoorinrichting, met fijn meubilair passend bij het doel van de vergadering. Ga aan de slag in de Officeplanner Webshop en richt jouw kantoorinrichting zo in dat vergaderen productiever, sneller en beter plaatsvindt.
