Clean desk policy

Die Clean Desk Policy ist eine Richtlinie, die genau bestimmt, wie Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz zurücklassen sollen, bevor sie das Büro verlassen. Immer mehr Unternehmen führen diese Richtlinie ein, mit dem Ziel die Produktivität, Effektivität und Effizienz am Arbeitsplatz zu steigern. Um eine Clean Desk Policy umzusetzen haben Arbeitgeber zwei Möglichkeiten:

1. Zum einen kann sie im Ermessen der Unternehmensleitung eingeführt und offen zu den Mitarbeitern kommuniziert werden. Das heißt, Mitarbeiter darum zu bitten, sich um Ordnung am Arbeitsplatz zu bemühen. 
2. Zum anderen, die etwas drastischere Methode, kann der Arbeitgeber die Richtlinie in den Arbeitsvertrag integrieren. Dabei sind schriftliche und deutliche Anweisungen unverzichtbar, um Missverständnisse zu vermeiden.

Tipp: Gerade für Unternehmen, die mit vielen personenbezogenen Daten arbeiten, wie beispielsweise in Anwaltskanzleien oder Unternehmen aus der Finanzbranche, ist eine CDP sehr sinnvoll, um den Datenschutz zusätzlich zu unterstützen.

Was beinhaltet eine Clean Desk Policy?

Das Erfüllen der Clean Desk Policy beginnt mit einem ordentlichen und organisierten Schreibtisch. Papierstapel und Ordner, die oftmals personenbezogene Daten enthalten und unnötige Dinge, haben auf einem Schreibtisch nichts zu suchen und sollten gut wegsortiert werden. Unordentliche Schreibtische sehen nicht nur unschön aus, sondern mindern auch die Produktivität. Beispielsweise wird langes Suchen nach bestimmten Dokumenten oder Materialien mit der richtigen Organisation des Schreibtisches deutlich vermindert.

Diverse Studien haben ergeben, dass viele Mitarbeiter wöchentlich bis zu einer Stunde pro Woche auf der Suche nach bestimmten Unterlagen sind. Durch eine Clean Desk Policy, soll verschenkte Arbeitszeit unterbunden und somit langfristig auch Kosten gesenkt werden. Hiervon profitieren sowohl die Mitarbeiter als auch das Unternehmen.

Der Schreibtisch im Büro sollte ein Ort der Ordnung und Sauberkeit sein!

In vielen Unternehmen ist das Wechseln des Arbeitsplatzes gang und gäbe. Vor allem in Coworking Spaces und Großraumbüros haben Mitarbeiter keine festen Arbeitsplätze mehr. Dies ist ein weiterer Grund, den Arbeitsplatz sauber und ordentlich zu verlassen. Schließlich möchte niemand einen chaotischen Platz vorfinden und sich über andere ärgern. Das wäre überaus unkollegial und einfach nicht fair.

Ziel der Regelung eines aufgeräumten Schreibtisches

Ordnung am Arbeitsplatz hat mehrere Vorteile. Mitarbeiter können sich an einem leeren Schreibtisch viel besser konzentrieren und somit produktiver arbeiten. Unordnung am Arbeitsplatz lenkt nur ab. Durch das richtige Wegsortieren von Dokumenten und Ordnern werden langfristig Zeit und Kosten eingespart. Auch gegenüber Partnern und Kunden ist der erste Eindruck entscheidend und ein sauberer Schreibtisch viel repräsentativer. Man sollte immer im Kopf behalten, dass das Büro die Visitenkarte eines Unternehmens ist

Es gibt viele unterschiedliche Bürogestaltungen. Unter anderem die minimalistische Büroeinrichtung, die ideal zum Konzept der Clean Desk Policy passt. Ganz nach dem Motto: Weniger ist mehr! Damit dir die Entscheidung leichter fällt, ob es sich lohnt diese Richtlinie in Zukunft in dein Unternehmen einzuführen, listen wir hier nochmal alle Vorteile auf einen Blick für dich auf:

Vorteile

• Keine Ablenkungen, was konzentriertes, produktives und effizientes Arbeiten ermöglicht
• Zeitsparende und kostensenkende Maßnahme
• Schutz sensibler und personenbezogener Daten
• Dein Büro ist dein Aushängeschild und sollte sauber und ordentlich sein
• Mitarbeiter können ohne Probleme Arbeitsplätze wechseln
• Aufräumen und Ausmisten generiert Ordnung und Arbeitserleichterung
• Gewonnene Zeit kann besser genutzt werden, z.B. für eine Kaffeepause

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