Raumgestaltung und Corona: Wie die Pandemie unsere Büros verändert

Mit Beginn der Krise entschieden sich viele Unternehmen für Remote Work: der Digitalisierung von Arbeitsprozessen und so die Ausführung der Arbeitstätigkeit fern vom Office. Wochenlanges Social Distancing hat jedoch gezeigt, wie wichtig die eigene Unternehmenskultur und der tägliche Kontakt zu den Kollegen ist - für die Motivation und die Gesundheit. Dabei ist wohlbekannt, wie elementar diese beiden Faktoren für die effiziente Ausführung der Arbeitstätigkeit sind. Ein fester Unternehmensstandort ist also Voraussetzung für die Integration der Mitarbeiter und die Herausbildung der Corporate Identity.

Das Bürolayout ist immer das Aushängeschild eines Unternehmens. Auch nach der Pandemie!

Das Office selbst bildet dabei die physische Arbeitsumgebung, die enormen Einfluss auf die Gesundheit und Produktivität der Arbeitskraft hat. Wie die Räumlichkeiten eingerichtet werden müssen, hängt von mehreren Faktoren ab. Dieser Blog gibt Unternehmen eine Hilfestellung bei der Realisierung einer sicheren Arbeitsumgebung unter Einbezug von aktuellen sowie künftigen Richtlinien zu Hygienemaßnahmen und der Arbeitsumgebung.

Die Rückkehr an den Arbeitsplatz - Das 1,5 Meter Büro

SKEPP ist Experte auf dem Gebiet Bürosuche und Büroeinrichtung. Aus diesem Grund haben wir uns intensiv mit den Auswirkungen der Pandemie auf die Bürowelt befasst, mit dem Ziel passende Lösungen zu ermitteln. Unsere Lösungsansätze orientieren sich insbesondere an dem Activity-Based-Working Konzept, um möglichst jedem Unternehmen aus allen Branchen einen entscheidenden Mehrwert in der Realisierung der Umstrukturierungen zu bieten.

Activity Based Working - Arbeitsumgebung der Zukunft 

Warum wir unseren Guide nach diesem Ansatz fortführen wollen? Das ABW-Konzept unterstützt die flexible und mobile Arbeitsweise, die allen Arbeitnehmern, unabhängig von der ausführenden Tätigkeit im Büro, zugänglich ist und die Räumlichkeiten in Funktionsbereiche gemäß der notwendigen Arbeitsumgebung unterteilt. Individuelle Geschäftsmodelle benötigen individuelle Arbeitsumgebungen - für Remote Work und Homeoffice bis hin zur Notwendigkeit von Einzelbüros, Großraumbüros, Meetingräumen und Break-Out Areas.

Unsere hauseigenen Designer erstellen einen maßgeschneiderten Einrichtungsplan für dein Unternehmen, damit auch du die Türen für deine Mitarbeiter wieder öffnen kannst!

Aufgrund der veränderten Organisationsprozesse und Arbeitstätigkeiten durch Digitalisierung und den ernst zunehmenden Richtlinien über Hygienemaßnahmen, befasst sich ein Großteil der Unternehmen derzeit mit der Umstrukturierung der Büroräumlichkeiten.

SKEPP orientiert sich im folgenden an den Funktionsbereichen Connect, Conference, Cowork und Concentrate. So kann jedes Unternehmen anhand seiner Organisationsstruktur und Aufgabenverteilung genau bestimmen, welcher Bereich für das Organisationsgeschehen relevant ist und schnell zu den richtigen Lösungsansätzen gelangen.

Doch nicht nur die Konstellation und Einrichtung der Räumlichkeiten soll betrachtet werden. Wichtig sind auch die Gegebenheiten in den Räumlichkeiten selbst, in denen ein sicherer, gesunder Aufenthalt aller Beteiligten ermöglicht werden soll. Dabei müssen Hygienebedingungen wie die Luftqualität und Reinigung, sowie auf die Arbeitstätigkeit ausgelegte gesundheitsfördernde Maßnahmen beachtet werden - denn diese sorgen für eine “langfristig gesunde Arbeitsumgebung”.

Step 1 - Die Ist-Situation

Eine individuelle Situationsanalyse soll Basis der Vorgehensweise sein. Unsere Ausarbeitung soll Unternehmen individuell dabei helfen, die relevanten Lösungsvorschläge zu übernehmen und an die Unternehmensbedürfnisse anzupassen. Die Situationsanalyse wird durch das Betrachten von relevanten Ressourcen ergänzt, die zur Implementierung einer sicheren Arbeitsumgebung zur Verfügung stehen. 

Gruppenbüros, wie wir sie kennen, gehören der Vergangenheit an.

Aus aktuellem Anlass sollen rechtliche Rahmenbedingungen für die Ausführung der Tätigkeiten, sowie Richtlinien zum Schutz des Arbeitsplatzes analysiert werden. Auf Grundlage der Ausarbeitungen sollen mögliche Lösungsansätze dargestellt werden, die sich über die Bereiche Connect, Concentrate, Cowork und Communicate erstrecken.

Wie soll ein Unternehmen vorgehen? 

Die Situationsanalyse eines Unternehmens soll den IST-Zustand und somit die Anforderungen an notwendige Umstrukturierungen ermitteln. Dabei sind die unternehmenseigenen Ressourcen, Kapazitäten und Anforderungen (hier Organisationsaspekte) den Richtlinien und der Gesetzgebung (Rahmenbedingungen) entgegenzustellen. Die bestehende Organisation soll an Veränderungen angepasst werden, nicht umgekehrt. Da jedes Unternehmen individuelle Organisationsabläufe hat, haben wir folgende Checkliste vorbereitet, die mögliche Anforderungen einfach erörtern lässt:

Organisationsaspekte 

• Personalanalyse (Wie viele Beschäftigte gibt es? Wie wird sich diese Anzahl in den nächsten Monaten verändern?)
• Analyse der Arbeitsprozesse (Welche Abteilungen/Bereiche werden benötigt - Kommunikationsbereich, Konzentrationsbereich, Coworking Bereich, repräsentativer Bereich?
• Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? (Grundriss der Bürofläche, Einbezug der Gebäudeinfrastruktur, bestehendes Mobiliar, etc.)

Rahmenbedingungen

Neben den klassischen Richtlinien zur Organisation der Gebäudeinfrastruktur nach der Arbeitsstättenverordnung treten aufgrund der neuesten Ereignisse nun besonders die Richtlinien zum Hygieneschutz hervor. Hier unterscheidet man zwischen Empfehlungen und Regelungen, die länderübergreifend aber auch individuell für jedes Bundesland geregelt werden. Wir haben die aktuellen Richtlinien in einer Checkliste zusammengeführt. Die Richtlinien sollten jedoch stets an die neuesten Gegebenheiten angepasst werden.

Empfehlungen

• Mitarbeitern Mehrwegmasken zu Verfügung stellen
• Treppen nehmen statt Aufzügen
• Umsetzung von Absperrungen, Markierungen und Zugangsregelungen
• Trennwände zwischen Arbeitsplätzen installieren
• Organisatorische Maßnahmen (Schichtwechsel, Teilung der Teams, Bestuhlung in Gemeinschaftsbereichen verringern etc.)
• Regelmäßiges Stoßlüften oder Luftwechselrate und Frischluftzufuhr erhöhen
• Mitarbeiter sollten jeweils eigene Tastatur, Maus und Headset nutzen

Richtlinien (verbindliche Vorgaben)

• Überall muss Mindestabstand eingehalten werden
• Jeder muss einen Abstand von mindestens 1,5 Metern zu anderen einhalten. Sowohl in Gebäuden, im Freien als auch in Fahrzeugen
• Mitarbeiter auf allgemeine Hust- und Niesetikette hinweisen und über Handwaschregeln informieren
• Anwesenheit dokumentieren
• Arbeitsplätze desinfizieren
• Vermeiden von Warteschlangen an öffentlichen Bereichen (Kaffeeautomat, Sanitärbereich, etc.)
• Falls der Mindestabstand nicht gewährleistet werden kann müssen Mund- und Nasen- Bedeckungen zur Verfügung gestellt und getragen werden

 “Die Grundregel für jeden: Niemals krank zur Arbeit kommen!”

Step 2: SOLL Analyse 

Als Nächstes soll die Vorgehensweise der Soll - Analyse präzise veranschaulicht werden. Dabei handelt es sich nicht um strikte Vorgaben, die zwingend erfüllt werden müssen, sondern um Beispiele und Lösungsvorschläge, die jedes Unternehmen kostengünstig umsetzen kann.

Connect

Connect steht für den Kommunikations-Knotenpunkt jeder Organisation. In jedem Unternehmen werden private Gespräche, offizielle Treffen, Socializing Aktivitäten abgehalten, hierbei erfolgt der tägliche Austausch der Kollegen bei einem Kaffee oder dem gemeinsamen Essen in der Pause.

Es ist der repräsentative Bereich des Unternehmens aus der die Unternehmensidentität heraus entsteht. Neben dem eigenen Branding ist oftmals die Einrichtung auf das Unternehmen angepasst. Da hier die meisten Kontaktinteraktionen zustande kommen, müssen besondere Hygieneschutzmaßnahmen beachtet werden:

• Desinfektionssäulen
• Plexiglastrennwände und Bodenmarkierungen
• farbliche Markierungen (vor allem im Küchenbereich)
• Bargeldlose Zahlmethoden - auswärtiges Essen vermeiden und Infektionsrisiko senken: durch eigenes Angebot an Lebensmitteln (Office Kit)
• Smart Locks/ Empfangssäule

Conference

Die Bezeichnung sagt hier bereits alles über die Funktion des Bereiches aus: Conference Spaces ermöglichen die Abhaltung von wichtigen Meetings und formellen Gesprächen. Auch im Bereich Conference kommen bestimmte Einrichtungen, wie beispielsweise Raum-in-Raum Systeme oder Hygienehilfsmittel zum Einsatz:

• Meetingbox Line SKEPP
• Meetingbox Line Luxury Loft
• Tablet als Officekit Solution
• Desinfektionssäule

Sämtliche Bereiche eines Offices müssen umgestaltet werden. Um einen Konferenzraum sicherer zu gestalten kannst du beispielsweise die Bestuhlung des Raumes halbieren.

Coworking & Communicate

Coworking Bereiche sind Großraumbüros, in denen mehrere Arbeitstische nebeneinander das Ausführen digitaler Tätigkeiten ermöglichen. Coworking steht für “Zusammenarbeit” und gehört zum Arbeitskonzept der neuen Arbeit, welches in Europa längst angekommen ist. In Coworking-Bereichen dreht sich alles um Kommunikation. Unternehmen tauschen sich in offenen Arbeitsbereichen aus und können auf diese Weise voneinander profitieren. Aufgrund der aktuellen Situation müssen auch hier mehrere Maßnahmen greifen, um eine sichere Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

Unternehmen die sich nicht an die von der Bundesregierung beschlossenen Richtlinien halten, müssen mit einem Bußgeld rechnen.

Die Rückkehr in das Großraumbüro gestaltet sich schwierig, dennoch können einige Vorkehrungen diese Beschleunigen. Künftig muss Coworking-Bereichen und Großraumbüros auf Problemzonen hingewiesen werden. Mit verschiedene Hilfsmitteln, wie akustischen Trennwänden oder Trennwänden aus Plexiglas in Kombination mit Raum-in-Raum Systemen und unter Beachtung der Hygienemaßnahmen können Open Spaces zu einer sicheren Arbeitsumgebung transformiert werden.

Concentrate 

Unternehmen die bei der Planung einer Bürofläche von Anfang an mitdenken sind klar im Vorteil. Die Richtige Unterteilung in Zonen steigert nachweislich die Effizienz der Mitarbeiter, was schlussendlich dem Unternehmen zugute kommt. Um konzentriertes Arbeiten zu gewährleisten eignen sich Einzel- und Zellenbüros. Einzelbüros haben den großen Vorteil, dass ohne Störungen gearbeitet werden kann. Sobald sich mehr als eine Person in einem Raum befinden, greifen ebenfalls die allgemeinen Hygienemaßnahmen, in unserer Checkliste.

Corona proof - Realisierung einer sicheren Arbeitsumgebung mit dem Officeplanner von SKEPP

Jede Partnerschaft entwickelt sich im Laufe der Zeit. Gemeinsame Werte und Ziele sind der Schlüssel zum erfolgreichen Wachstum beider Parteien. SKEPP verfolgt das Ziel, den Erfolg seines Partners mit Hilfe der folgenden Kriterien zu gewährleisten:

USP’s
Operative Exzellenz	in-house Development Team in-house Design und Einrichtungsteam ausgelagerte Produzenten, die sich auf das spezialisieren, was sie am besten können
Flexibilität	Finanzierungsoptionen: Miete, Mietkauf, Kauf  anpassen des Mobiliars nach Bedarf  Just In Time Lieferung – die Lieferzeit für viele Produkte beträgt zwischen 1-2 Wochen
Gamechanger	die Art und Weise, wie wir der Immobilienbranche und der Möbelindustrie begegnen 45 junge, ambitionierte Spezialisten
Sales & Customer service	persönliche Immobilienberater Kundenservice verfügbar von 08.00 - 21.00 Uhr technischer 24/7 Support

 

Game – Changing Prop Tech Unternehmen in der Immobilienbranche

SKEPP besteht bereits seit 2013 und verändert die traditionelle Immobilienbranche mit den Produkten Officelisting, Officeplanner und Officekit im sich stetig wandelnden Markt. Wir fokussieren uns auf die Entwicklungen des Marktes und profilieren uns durch Integration von  Digitalisierung und Automatisierung als Prop Tech Unternehmen.

Büro einrichten mit dem Officeplanner von SKEPP

Bei der Planung einer neuen Büroeinrichtung haben Unternehmen drei Möglichkeiten:

1. Unsere hauseigenen Designer planen die Einrichtung für die neue Büroumgebung
2. Eigenhändige Planung der Einrichtung mit unserem Officeplanner-Tool
3. Du weißt genau was du benötigst? Dann bestelle das gewünschte Mobiliar direkt in unserem Webshop

In unserem One-Stop-Shop realisieren Unternehmen die Neuerung und Optimierung der Arbeitsumgebung auf effiziente Art und Weise: Der Officeplanner ermöglicht eine maßstabsgetreue virtuelle Einrichtung der Bürofläche jedes Unternehmens, aus dem breiten Produktsortiment der Kategorien Schreibtische, Sitzmöbel, Raumteiler, Aktenschränke, Meetingboxen, Akustiklösungen, Accessoires und vielen mehr. Die Produkte geben die notwendige Flexibilität, die jedes Unternehmen braucht. Vor allem durch die Finanzierungsoptionen Mieten, Mietkaufen und Kaufen der Produkte.

SKEPP-Webshop

 

SKEPP verfügt über verschiedene Raum-In-Raum Systeme, die zu jeder Büroumgebung passen.

 

Mit dem Officeplanner ist die einfache und schnelle Kreation des Traumbüros möglich – ganz egal, ob die Bürofläche mit SKEPP gefunden wurde, oder nicht. Lade mit nur einem Klick den Grundriss deiner Bürofläche hoch und beginne mit der Einrichtung! Wenn noch kein Grundriss vorliegt, kann auf unserer Webseite alternativ ein Mustergrundriss gewählt werden. Fehlt es dir an Inspiration und benötigst du tatkräftige Unterstützung? Kontaktiere unsere Immobilienexperten von SKEPP. Wir helfen dir gerne bei der Umsetzung einer optimalen Arbeitsumgebung!

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