So verhandelst du beim Büro mieten erfolgreich über die Mietbedingungen

1. Deinen Büroraum selbst nachmessen

Nachdem du berechnet hast, wie viel Quadratmeter du für dein Büro benötigst, solltest du wissen, um welche Art der Flächenangabe es sich beim jeweiligen Büroraum handelt. Brutto- und Netto-Grundfläche (BGF & NGF) sind Begriffe, die beim mieten deines Büros für Verwirrung sorgen können. Wie groß ist die Fläche, die du mietest, eigentlich wirklich? Wir fassen die unterschiedlichen Angaben nach der DIN 277 für dich zusammen:

• BGF | Die Summe der Grundflächen aller Grundrissebenen, ohne nicht nutzbare Dachflächen eines Bauwerkes. In der Praxis handelt es sich um die Größe deines Büros zuzüglich gemeinschaftlicher Nutzflächen wie beispielsweise einer Küche oder dem Flur.
  
• NGF | Hierbei ist von der tatsächlichen Größe deiner Bürofläche die Rede. Gemeinschaftsräume oder der Flur werden nicht mitgerechnet.

Bei deiner Bürofläche ist es also entscheidend darauf zu achten, ob gemeinschaftliche Nutzflächen bei der Größenangabe mit einbezogen werden. Selbst nachzumessen kann dir auf gar keinen Fall schaden. Es kann vorkommen, dass Vermieter versuchen, ihre Immobilie etwas größer wirken zu lassen. Wenn du Unstimmigkeiten feststellst, solltest du das bei den Verhandlungen über die Mietbedingungen zu deinem Vorteil nutzen.

2. Was für eine Laufzeit hat dein Mietvertrag?

Während lange Vertragslaufzeiten über mehrere Jahre hinaus beim mieten eines Büros früher noch völlig normal waren, geht der Trend mittlerweile zu flexibleren Mietzeiten. Hieraus kannst du als Mieter einige Vorteile ziehen. Einzelne Arbeitsplätze können im Business Center heutzutage häufig bereits mit monatlichen Laufzeiten gemietet werden. Bei größeren Büros und Büroräumen ist eine Mietzeit von einem Jahr recht gewöhnlich. Bist du dir bereits im Klaren darüber, wie lange du mieten willst?

Vor allem für Unternehmen die schnell wachsen, sind flexible Vertragslaufzeiten oftmals von Vorteil. Falls du beispielsweise erwartest, dass dein Unternehmen in absehbarer Zeit durch das Einstellen von neuen Mitarbeitern größer wird, kann es wichtig sein, nicht unnötig lang an deinen jetzigen Mietvertrag gebunden zu sein. Das gilt vor allem dann, wenn dein Büro dir nicht mehr ausreichend Platz bietet. Übrigens: Bei Bedarf kann dein Vertrag natürlich auch verlängert werden. Behalte diese Aspekte bei deinen Gesprächen über die Mietbedingungen im Hinterkopf!

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3. Nutze beim Mietpreis dein Verhandlungsrecht

Dass über den Mietpreis nicht gesprochen werden kann, ist ein weit verbreiteter Irrglaube. In Sachen Mietbedingungen kann fast immer auch über den Mietpreis verhandelt werden. Gerade wenn du viele oder große Büroflächen mietest, befindest du dich in einer ausgezeichneten Verhandlungsposition, die du nutzen solltest. Dennoch kannst du auch dann von deinem Verhandlungsrecht Gebrauch machen, wenn du einen verhältnismäßig kleinen Büroraum mieten möchtest. In den meisten Fällen hat der Vermieter noch Verhandlungsspielraum.

4. Handelt es sich um einen All-In Preis oder sind Servicekosten nicht mit inbegriffen?

Viele Bürokonzepte arbeiten mit einem All-In Preis. Das muss jedoch nicht immer der Fall sein. Handelt es sich um einen Preis zur Kaltmiete, fallen für dich im Jahr pro Quadratmeter zusätzliche Nebenkosten für Gas, Wasser und Elektrizität an. Oftmals kommen hierzu ebenfalls noch Reinigungskosten, sowie Kosten für die Nutzung von Internet und Telefon. Informiere dich deshalb unbedingt im Vorfeld darüber, welche Kostenpunkte bereits abgedeckt sind, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Spreche deinen Vermieter auf hohe Servicekosten an und versuche gegebenenfalls zu verhandeln.

5. Versuche möglichst viel Mietrabatt zu erzielen

Gerade bei den Mietbedingungen der Bürofläche kann man häufig noch mehrere Euro sparen. Spreche deinen Vermieter hierauf an, um herauszufinden, welche Möglichkeiten es gibt. Häufig kann beispielsweise eine mietfreie Periode oder Rabatt für die ersten Monate der Vertragslaufzeit abgesprochen werden.

Vor allem eine mietfreie Periode stellt einen signifikanten finanziellen Vorteil dar. Hierbei bezahlst du innerhalb einer abgesprochen Periode keine Miete. Ist diese Periode länger, kannst du logischerweise mehr sparen. Vorsicht ist jedoch dennoch geboten: Viele Vermieter erhöhen den Mietpreis nach einer mietfreien Periode, um ihre Verluste wieder auszugleichen. Du solltest daher unbedingt darauf achten, dass der Mietpreis auch nach der mietfreien Phase marktkonform bleibt.

Bei sehr flexiblen Vertragslaufzeiten lassen Vermieter sich meist nicht auf eine mietfreie Periode ein. Dennoch gibt es auch hier ausreichend Möglichkeiten, um bares Geld zu sparen. So kannst du in den ersten Monaten deines Vertrages beispielsweise prozentualen Mietrabatt bekommen und somit weniger für dein Büro bezahlen. Alternativ kannst du ein Mietwachstum vereinbaren, bei dem der Mietpreis erst nach einer bestimmten Anzahl von Monaten 100% des vereinbarten Betrags erreicht.

Mit einer mietfreien Periode kannst du bares Geld sparen.

6. Vermeide zu hohe Kosten für Büroausstattung

Du solltest unbedingt wissen, in was für einem Zustand sich die zu mietenden Büroräume befinden. Ist ein Bodenbelag bereits vorhanden und gibt es alle Trennwände, die du benötigst? Ein niedriger Mietpreis bringt dir im Endeffekt wenig, falls du dich selbst zum Beispiel noch um das Streichen, Klimaanlagen oder andere Aspekte der Ausstattung kümmern musst, die normalerweise vom Vermieter übernommen werden. Deswegen kann es vorkommen, dass ein All-In Preis günstiger für dich ist. In manchen Fällen kannst du sogar ein komplett möbliertes Büro mieten. Informiere dich auf jeden Fall hierüber und verhandle die unterschiedlichen Mietbedingungen mit deinem Vermieter.

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Wenn du unserem 6-Schritte-Plan folgst, wirst du deine Vertragsverhandlungen erfolgreich bewältigen. Hast du nach dem Lesen dieses Blogs trotzdem noch Fragen zu diesem Thema? Unsere Immobilienexperten helfen dir gerne jederzeit weiter! Sie unterstützen dich bei Unsicherheiten in Sachen Verhandlungen über Mietbedingungen und geben dir praktische Tipps, die dir dabei helfen, dein Traumbüro zu mieten.