Succesvol onderhandelen over huurvoorwaarden van je te huren kantoor doe je zo

1 Meet je kantoor te huur op

Vooraleer je een kantoor huurt moet je eerst berekenen hoeveel kantoorruimte je effectief nodig hebt. Dan pas kun je op zoek gaan naar een kantoorpand die daaraan voldoet. Om de veiligheid, gezondheid en het welzijn van de werknemers te garanderen worden er een aantal criteria opgelegd aan kantoorruimtes.

Zo moet een kantoor een minimum hoogte hebben van 2,5 meter. De werkelijke werkruimte van het kantoor voor iedere werknemer bedraagt 10 m². Daarnaast moet er nog een vrije oppervlakte van 2 m² zijn. Hou daar dus zeker rekening mee wanneer je een kantoor huurt. Ga zeker zelf de kantoorruimte nameten en vertrouw niet blindelings op de cijfers die je worden voorgelegd. Wanneer de vermelde oppervlakte niet overeenstemt met de werkelijkheid kun je het gebruiken in de onderhandelingen.

2 Weet wat de huurtermijn van het kantoor is

Steeds meer kan je flexibel huren. Zo kun je al een werkplek huren voor een maand, een week of zelfs een dag. Dat laatste vind je vaak terug bij coworking spaces. Grotere kantoren kennen steeds kortere huurtermijnen. Weet dus goed wanneer en voor welke termijn jouw huurcontract is gesloten.

Je kan bijvoorbeeld nu nog een klein bedrijf zijn waardoor een flexibele werkplek perfect binnen je budget past. Binnen een korte termijn kan je onderneming echter zodanig zijn uitgegroeid waardoor je snel op zoek moet gaan naar een groter kantoor om te huren. Wanneer je je bewust bent van je termijn, kun je daar gemakkelijker op inspelen zonder nodeloos vast te zitten aan je huidige huurcontract en dubbele huur te moeten betalen. Je kan dan beter je huurcontract wat meer verlengen.

Goed voorbereid zijn op de onderhandeling over de huurvoorwaarden van het te huren kantoor met het stappenplan van SKEPP.

3 Gebruik de onderhandelingsvrijheid bij de bepaling van de huurprijs van je kantoor

Vele denken dat de opgegeven huurprijs van een kantoor vaststaat. Niets is minder waar. Over de huurprijs kan altijd onderhandeld worden tijdens het opstellen van de huurvoorwaarden. Vooral wanneer je een kantoor huurt van een zekere omvang, sta je zeker sterker in de onderhandelingspositie. Toch kunnen de kosten wanneer je een klein kantoor huurt ook al snel oplopen. Probeer dus altijd over de huurprijs te onderhandelen voordat je definitief een kantoor huurt. Haal voordeel uit de contract- en onderhandelingsvrijheid. 

4 Zijn alle kosten inbegrepen in de huurprijs?

Ga altijd goed na of de huurprijs van het kantoor een all-in prijs of een huurprijs zonder servicekosten is. Naast de huurprijs worden vaak nog bijkomende kosten aangerekend wanneer je een kantoor huurt zoals het gebruik van water, gas of elektriciteit, schoonmaakdiensten, internet- en telefoongebruik.

Vraag dat dus zeker goed na in het business center alvorens je je huurcontract ondertekent. De kosten kunnen namelijk snel oplopen. Vind je de servicekosten te hoog? Ga er dan net zoals bij de huurprijs over onderhandelen alvorens je het kantoor huurt en bekijk samen met het bedrijvencentrum wat mogelijk is. 

5 Ga voor een huurkorting op je kantoorruimte

Een belangrijk onderhandelingspunt is het verkrijgen van een korting op de huurprijs van de te huren kantoorruimte. Probeer tijdens de onderhandeling een huurkorting te verkrijgen of zelfs een huurvrije periode voor het kantoor. Een huurvrije periode komt in de praktijk niet altijd voor, zeker niet wanneer er sprake is van een flexibele huurtermijn. Daarom wordt er gebruik gemaakt van andere opties zoals een huurkorting of een ingroeihuur.

Een huurkorting bij een kantoor houdt in dat je voor een bepaald aantal maanden het kantoor huurt aan een lagere huurprijs dan de initiële huurprijs. Een ingroeihuur houdt in dat de huurprijs na verloop van een aantal maanden wordt verhoogd. Bespreek deze opties zeker met het business center en ga na wat er mogelijk is alvorens je een kantoor huurt.

Doe je voordeel met een korting of huurvrije periode.

6 Betaal niet onnodig veel voor de voorzieningen als je een kantoor huurt

Zoals al in een vorig punt werd aangehaald is het belangrijk om je bewust dat zijn van wat er allemaal in de huurprijs van het kantoor is inbegrepen. Zo kan je een kantoor huren aan een lage prijs maar moet je zelf nog schilderen, airconditioning plaatsen, zorgen voor vloerbekleding, enzovoorts. Zo gaan de kosten van het gehuurde kantoor ook weer oplopen.

Daarom kan het soms interessanter zijn om een hogere huurprijs te betalen voor het kantoor waar de kantoorruimte wel compleet is en voorzien is van vele faciliteiten. Soms is het zelfs mogelijk om een gemeubileerd kantoor te huren. Wat uiteraard ook weer kostenbesparend is. 

Begin met de onderhandelingen over de huurvoorwaarden van als je een kantoor gaat huren

Als je deze stappen volgt, zul je ongetwijfeld een kantoor huren aan de beste huurvoorwaarden. Heb je na het lezen van dit artikel toch nog vragen? Neem dan zeker contact op met onze kantoorexperts. Zijn staan altijd voor jou klaar om alle vragen te beantwoorden over de onderhandelingen van de huurvoorwaarden en alle andere vragen betreffende kantoren huren.