Les clés d’une négociation réussie d’une location de bureau

1 : Mesurer votre espace avant de démarrer votre location de bureau

Après avoir calculé le nombre de mètres carrés dont vous aurez besoin, vous avez trouvé une location de bureau correspondant à vos critères en fonction de SHOB, SHON, SUB ou SUN. La surface hors oeuvre brute, la surface hors oeuvre nette, la surface utile brute et la surface utile nette sont des termes utilisés dans le milieu de l’immobilier et sont parfois difficiles à comprendre en tant que locataire. Combien de mètres carrés allez-vous louer réellement ? Selon l’ordonnance n° 2011-1539 la définition des surfaces de plancher prises en compte, on distingue les constructions suivantes :   

• SHOB | La surface hors oeuvre brute désign la somme des surfaces en additionnant les surfaces au sol de chacun des niveaux. Dans le calcul de la SHOB, les murs et les cloisons sont également pris en compte, ainsi que les espaces extérieurs en prolongement tels que les toitures-terrasses, les balcons et les loggias;
• SHON | La surface hors oeuvre nette des locaux est le résultat de la soustraction de certaines surfaces à la SHOB. Les surfaces, les sous-sols et combles non-aménageables, les surfaces non closes et les aires de stationnement sont décomptées; 
• SUB | La surface utile brute est la surface horizontale disponible et dégagée de toute emprise sise à l’intérieur des locaux. Elle est le résultat de la SHON, mais exclut les éléments structuraux ainsi que les circulations verticales;
• SUN | La surface utile nette correspond à la SUB dont sont déduites les surfaces occupées par les locaux sociaux, les toilettes, les circulations et les espaces communs. C’est la surface réellement disponible en espaces de travail.

En cas d’une SUN il est primordial que vous vérifiez la soustraction des espaces communs/partagés, comme l’entrée et les lieux de rencontres. De plus, il est important de mesurer soigneusement l'espace afin de savoir exactement combien de m2 de bureaux vous allez louer réellement. Il est possible que les dimensions soient manipulées. Si la surface indiquée ne correspond pas à la réalité, vous pouvez en informer le bailleur ou abordez ce sujet lors de négociations.   

2 : Location de bureau : quelle est la durée du contrat ?

Le bail commercial classique, ou bail 3-6-9 ans, est le contrat de location traditionnel passé, pourtant la location de bureau pour une durée flexible est une tendance dont la demande ne cesse d’augmenter. La durée de la location indiquée dans le contrat vous permettra de profiter des avantages significatifs. Des bureaux et des espaces de coworking à la journée ou même à l’heure est une tendance qui se répand de plus en plus. Savez-vous déjà pour quelle durée vous allez conclure le contrat de location ?  

La location flexible est en particulier intéressante pour les entreprises à croissance rapide. Il pourrait s’avérer que vous n’aurez pas suffisamment de postes de travail suite à la réussite de vos projets et le recrutement de nouveaux talents. Si vous souhaitez louer un espace de bureau plus spacieux en toute simplicité, il est préférable de ne pas s’engager dans un contrat de location à long terme. En outre, un contrat de location peut toujours être renouvelé !

Préparez-vous aux négociations de votre location en suivant la feuille de route

3 : Négocier le prix de la location de bureaux

La majorité des locataires ignorent probablement que négocier le prix de son loyer n’est pas une tâche impossible. Le prix du loyer est toujours négociable en déterminant toutes les conditions de la location. En principe, vous aurez une meilleure position de négociation en louant des grandes surfaces. Profitez de cette opportunité !

Même en louant des surfaces plus petites, vous pouvez faire des économies intéressantes. Il faut donc toujours essayer de négocier le prix de son loyer, puisqu’il est toujours possible d’amener le bailleur à baisser le prix de son loyer si celui-ci est trop élevé par rapport à la qualité des bureaux mis en location ou par rapport à son emplacement. Tirez le meilleur parti de la négociation !

Il est également possible qu’aucune taxe ne soit perçue tout au long de votre location de bureau. Parfois, il pourrait être avantageux de conclure un contrat avec le bailleur dont la location est assujettie à la TVA, car vous pourrez la récupérer. Pour en savoir plus, vous pouvez lire l’article ‘’les taxes dans le cadre de la location de bureau’’. Nous vous recommandons d’en prendre note, car probablement vous pourriez faire d’importantes économies sur le prix du loyer.     

4 : Le montant du loyer est-il hors charges ou s'agit-il d'une location de bureau toutes charges comprises ?

La plupart des concepts de bureaux et des centres d’affaires appliquent des locations toutes charges comprises. Toutefois, les charges ne sont pas toujours comprises dans le prix du loyer. En plus du loyer de base, vous serez facturé une fois par an pour la fourniture d’eau, de chauffage et d’éclairage dont le prix est appliqué selon la surface en mètres carrés. 

Éventuellement, le service de ménage, la téléphonie et l’accès à Internet seront également facturés séparément. Faites donc très attention au montant des charges. Calculez alors en avance le montant de vos charges, pour qu’il n’y ait pas de mauvaises surprises lors de la réception de votre facture. Pensez-vous que les charges locatives sont trop élevées ? Nous vous conseillons de demander au bailleur les charges qu’il vous a fait payer avec leur nature et leur justification, peut-être il y aura une possibilité de les récupérer.

5 : Maximiser vos chances pour obtenir la meilleure remise dans le cadre de votre location de bureaux

Un sujet important de la négociation est l’obtention d’une remise de loyer des bureaux. Essayez de négocier une baisse de loyer avant de signer le contrat du bailleur, peut-être vous pourriez même obtenir une gratuité de loyer dont la durée est négociée entre les parties. Si cela n’est pas envisageable, il existe d’autres options à prévoir, comme une augmentation progressive du loyer.

Une fois que le contrat est en vigueur, vous pourrez dès fois louer vos bureaux gratuitement pour une certaine période. Ainsi, vous profitez d’une gratuité de loyer pour une durée convenue, en générale de plusieurs mois. Vous pourriez obtenir la meilleure remise en demandant une durée plus longue. Veillez à ce que le prix du loyer ne soit pas trop élevé et respecte le prix du marché pour ne pas perdre vos avantages obtenus.     

Une gratuité de loyer est en réalité rare, surtout s’il s’agit d’une location de bureau à court terme ou sans engagement de durée. Pour cette raison, les options telles qu’une remise de loyer et un loyer progressif peuvent également être convenues.

Une remise de loyer des bureaux signifie que vous aurez obtenu une réduction de loyer pendant les premiers mois de la location qui s’élève à un pourcentage du loyer net à négocier. Le loyer progressif signifie que le loyer augmente dans le temps, par exemple après quelques mois. Nous vous conseillons donc d’examiner attentivement les possibilités et d’en parler avec le bailleur.

Profitez des avantages d'une période de location gratuite !

6 : Ne dépensez pas plus que nécessaire pour les prestations à la location de bureaux

Avez-vous choisi une location de bureaux en nu ou sont les locaux équipés de la moquette et des cloisons ? Un loyer moins élevé n’apporte aucune valeur ajoutée pour vous si vous devez encore vous occuper de la peinture pour les intérieurs, de l’installation des climatiseurs et d’autres choses qui sont sous la responsabilité du bailleur.

C’est pourquoi il peut être plus intéressant d’opter pour une location de bureau équipée. Il est même possible de louer des bureaux clés-en-main, ce sont des espaces de travail tout équipés, aménagés et prêt à l’emploi. Veillez à ce que tous ces points seront négociés en déterminant les conditions de la location.  

Commencer à négocier les conditions de la location de bureaux

Après avoir suivi ces étapes, vous obtiendrez probablement des meilleurs résultats pour réussir vos négociations. Avez-vous d’autres questions après avoir lu cette page ? Nous vous invitons à contacter nos consultants immobiliers. Ils seront toujours prêts à répondre à vos questions concernant la réussite d’une négociation et à toutes vos autres questions relatives à une location de bureau.