Bürofläche gefunden? So wird dein Unternehmensumzug ein Erfolg!

Die Umzugskartons können gepackt werden, genau wie tausende andere Unternehmen pro Jahr es tun, wenn sie ihren Betrieb an einen anderen Unternehmensstandort verlagern. Planung, Koordination und Kommunikation sind wichtige Schlüsselbegriffe in diesem Prozess. Denke an die IT-Einrichtungen, melde die Adressänderungen, und denke an das Bürodesign! Auch eine Eröffnungsfeier ist gern gesehen. Los geht’s!

Alles beginnt mit einer guten Vorbereitung: Erkundige dich nach einem Ansprechpartner für den Firmenumzug

Nach Unterzeichnung des Mietvertrages (oder Kaufvertrages) für dein neues Büro zur Miete ist es ratsam, sofort Maßnahmen zu ergreifen, um nicht in Zeitnot zu geraten. Beginne mit einer guten Arbeitseinteilung. Wer ist der Ansprechpartner unter den Kollegen? Ist er auch der Ansprechpartner für externe Parteien? Jedenfalls scheint es für uns eine Aufgabe für einen Office Manager, Facility Manager oder eine Person zu sein, die Verantwortung übernehmen, gut planen und auch den Überblick behalten kann.

Benenne jemanden, der als Ansprechpartner für den Unternehmensumzug fungiert und versammle um diese Person so etwas wie ein "Umzugskomitee", damit alles richtig gehandhabt werden kann.

Versammle um diese Person herum eine Gruppe von Mitarbeitern und benenne sie sozusagen als "Umzugskomitee". Wenn dieses Komitee diesen Blog druckt, besitzt es einen guten Leitfaden, um alles auf den richtigen Weg zu bringen, sowie auch eine Grundlage, um einen Plan für die kommende Zeit zu erstellen. Übrigens, du solltest sofort einen endgültigen Termin für den kommerziellen Umzug in deine neuen Büroräume festlegen.

Klare Anweisungen für das Personal: Beschränke den Vorrat und Verpackungsmaterialien

Es ist immer gut, sich zuerst mit allen Mitarbeitern zu besprechen: Was wird von ihnen erwartet? Es ist außerdem ratsam, auf die Aufbewahrung der Dinge zu achten. Je mehr Material du für den Firmenumzug lagerst, desto mehr muss am Ende von A (alte Bürofläche) nach B (neue Bürofläche) geschleppt werden. Versuche das Personal darauf hinzuweisen, dass die Vorräte beschränkt werden müssen.

Sorge außerdem unbedingt im Voraus für Verpackungsmaterial (beispielsweise Umzugskartons), damit das Personal nach und nach mit dem Packen beginnen kann. Wenn du diese kaufst, musst du auf die unterschiedlichen Größen des Materials achten. Für die kleineren Gegenstände reichen kleinere Verpackungen aus Kunststoff, etwas Styropor und Kisten aus. Für größere Gegenstände - beispielsweise Schreibtische, Bürostühle und Schränke für dein neues Büro, ist es ideal, sie vorher mit Decken zu schützen. So kannst du außerdem Schäden vorbeugen. Win-Win!

Überprüfe deine Versicherung im Voraus, um nach dem Umzug keine bösen Überraschungen zu erleben

Apropos Schaden.... Wir sind alle Menschen und ein Unfall kann natürlich passieren. Deshalb ist es nötig, sich an die Hausratversicherung zu wenden und zu fragen, ob dein Eigentum während eines Umzugs in ein neues Büro versichert ist. Falls du ein Umzugsunternehmen in Anspruch nimmst (diese Thematik besprechen wir später im Blog), ist die Versicherung in der Regel im Service enthalten. Allerdings ist es natürlich besser, auf der sicheren Seite zu sein.

Falls du so viele Dinge mitnehmen musst, wie in diesem Allgemeinbereich in einem Bürogebäude vorhanden sind, dann ist es ratsam, nochmals die Versicherung zu überprüfen.

Die IT-Einrichtung in deinen neuen Büroräumen

Vielleicht hast du bereits jemanden im Hinterkopf, der den Strom in deinen neuen Büroräumen anschließen kann, oder hast einen externen Partner. Stelle auf jeden Fall sicher, dass alles funktioniert: Es muss arrangiert werden, bevor du in deinem neuen Büro arbeitest. Telefonleitungen, drahtloses Internet und andere Verbindungen (denke beispielsweise an die Kaffeemaschine, die funktionieren muss, sonst sind deine Kollege am Morgen vielleicht etwas verstimmt).

Werfe außerdem einen Blick auf die Handyverbindung in den Büroräumen. Im Jahr 2019 werden Unternehmen nicht auf Strom und mobilen Empfang verzichten können, also stelle sicher, dass alles vor Beginn des Umzugs in das neue Büro funktioniert.

Hast du auch so eine schöne Kaffeemaschine? Stelle sicher, dass sie für den Einsatz im neuen Büro bereit ist.

Erhalte Unterstützung durch ein Umzugsunternehmen (kein Muss)

Die meisten (großen) Unternehmen stellen sicher, dass ein professionelles Umzugsunternehmen den größten Teil des Umzugs in die neuen Büroräume übernimmt. Warum? Ein professionelles Umzugsunternehmen verfügt über das Wissen und die Erfahrung, um einen Geschäftsumzug so effizient wie möglich zu gestalten. Darüber hinaus beraten und unterstützen sie dich bei der Vorbereitung auf den Umzugstag. Eine Art umfangreichere Version dessen, was wir bereits erklärt haben. Außerdem erspart es dir Stress und (ebenfalls nicht unwichtig) viel Zeit.

Es wird sicherlich Zeit sparen, sich dafür zu entscheiden, mit dem Unternehmen am Wochenende in die neuen Büroräume umzuziehen. Auf diese Weise muss die Arbeit nicht unterbrochen werden. Nachteil? Umzugsunternehmen berechnen in der Regel Umzugszuschläge am Wochenende. Dies kann an Samstagen bis zu 25% betragen, an Sonntagen bis zu 75%. Wichtig ist, dass die Kosten für den Umzug eines Unternehmens in deine neuen Büroräume oft steuerlich absetzbar sind. Tipp: Erkundige dich vorher bei einem Steuerberater!

Ein professionelles Umzugsunternehmen verfügt über das Wissen und die Erfahrung, um einen Umzug so effizient wie möglich zu gestalten. Darüber hinaus stehen sie dir bei der Vorbereitung des Umzugstages mit Rat und Tat zur Seite.

Melde den Unternehmensumzug, verschicke Benachrichtigungen und ändere auch die Adresse auf den eigenen Materialien

Vergiss nicht deinen Unternehmensumzug zu melden. Lass deine Partnerunternehmen, Lieferanten und Kunden wissen, dass dein Unternehmen von Adresse A nach Adresse B wechselt, damit du nicht überrascht wirst. Die Erfahrung zeigt, dass es vor allem eine ganze Weile dauert, bis jeder registriert, dass sich dein Unternehmen nun an einer anderen Adresse befindet. Also sei geduldig!

Nachfolgend findest du eine Liste von Kommunikationsmitteln die du nutzen kannst, falls sich dein Unternehmensstandort ändert:

• Benachrichtige alle Geschäftskontakte, die Handelskammer, die Bank, die Steuer- und Zollverwaltung und die Versicherungsgesellschaft über die Adressänderungen; 
• Aktualisiere die Mail-Signaturen der Mitarbeiter;
• Sorge dafür, dass der Standort auf Google Maps geändert wird;
• Aktualisiere aktuelle Anzeigen;
• Ändere die Adresse auf der Website (füge eventuell eine Nachricht auf der Website hinzu, dass dein Unternehmen umgezogen ist);
• Passe Schreibwaren, Ordner, Broschüren, Verpackungen, Visitenkarten, Umschläge und andere Gegenstände, bei denen die Adresse angegeben ist, an.

Erkundige dich in Zukunft nach den neuesten technischen Lösungen für ein Büro

Falls du in ein neues Büro umziehst und über die Bürogestaltung nachdenkst, kann es auch sinnvoll sein, einen "Technologiewechsel" durchzuführen. Heutzutage gibt es viele technische Lösungen, die das Büroleben wesentlich erleichtern können. Gute Beispiele dafür ist ein schlüsselloser Zugang, Dynamisches Glas oder eine Meeting Owl. Sind das Begriffe, die deine Stirn runzeln lassen? Das ist verständlich! Es schadet nicht, einen Blick auf diese technologischen Einrichtungen zu werfen. Sie können dein Unternehmen auf die nächste technische Ebene führen. So bleibst du in deinen neuen Büroräumen immer auf dem aktuellsten Stand.

Vergiss nicht die "kleinen Dinge" während des Umzugs in das neue Büro

Nach der Vorbereitung, dem Kontakt mit Umzugsfirmen, der Entscheidung über eine mögliche neue Büroeinrichtung und der Bekanntgabe deiner neuen Firmenadresse, gibt es den Moment der Wahrheit: den Tag des Firmenumzuges in die neuen Büroräume! Der Ansprechpartner und das "Umzugskomitee" haben wahrscheinlich alles bis ins letzte Detail geregelt und mit der Expertise des Umzugsunternehmens sollte am Tag des Umzugs alles in Ordnung sein.

Allerdings können "kleine Dinge" immer durchschlüpfen. Achte daher zum Beispiel darauf, dass Stellen verfügbar sind, auf denen Umzugswagen parken können. Vorzugsweise in der Nähe des Eingangs, sodass die kommerzielle Verlagerung am effizientesten ist. Koordiniere in den Büros, sowohl im alten als auch im neuen Gebäude, wo was zu stehen hat. Auf diese Weise wissen alle Umzugshelfer, was an welche Stelle gehört. Dadurch wird im Nachhinein viel Arbeit vermieden.

Vergiss nicht, dich unter anderem um ein Catering zu kümmern. Wer hart arbeitet, verdient es, mit einem frischen Mittagessen, ausreichend Getränken und einem möglichen Snack für zwischendurch versorgt zu werden. Es ist auch ratsam, sofort ein gutes Verhältnis zu den Nachbarn aufzubauen. Geht vorbei, stellt euch vor und bringt bei Bedarf ein (kleines) Geschenk mit. Eine Tasse Kaffee mit deinem neuen Nachbarn kann auch nicht schaden. Besser ein guter Nachbar, als ...

Falls dein neues Bürogebäude ein Restaurant besitzt, wie in diesem Gebäude, dann ist natürlich ein gutes Catering am Tag des Umzugs kein Problem!

Fast fertig! Lass dein altes Büro hinter dir und plane einen Tag der offenen Tür

Der Umzug ist vorbei. Zeit, die Beine hochzulegen! Noch nicht ganz, stelle sicher, dass alles richtig ist. Wie? Entsorge das genutzte Umzugsmaterial umweltgerecht oder verstaue es an einem passenden Ort, falls du es noch einmal benötigst. Schaue dich außerdem in den Büroräumen um: Ist alles richtig gemacht worden? Sind alle Artikel am passenden Ort?

Nicht unwichtig ist außerdem, dass du in deiner alten Bürofläche alles ordentlich hinterlässt. Schau dir deine früheren Büroräume noch einmal in Ruhe an und lass sie zusätzlich Reinigen, sodass alles aufgeräumt ist. Und wenn du schon dabei bist .... nehme die neuen Büroräume sofort mit, damit jeder den nächsten Arbeitstag an einem sauberen Ort beginnen kann!

Frage auch deine Mitarbeiter, ob sie zufrieden sind, eventuell noch etwas fehlt und ob alles richtig funktioniert. Gibt es nach dem Umzug Schäden? Bitte wende dich in diesem Fall an die Versicherungsgesellschaft. Wenn all diese Aufgaben erledigt sind, kannst du einen Blick auf den Kalender werfen. Zeit für einen Tag der offenen Tür am neuen Bürostandort! Organisiere hierfür den einen oder anderen Drink für das Personal, Geschäftspartnern und andere Bekannte. Prost!

Nachdem du dieses Video gesehen hast, wirst du wissen, wie schnell und einfach man Büroräume finden kann.

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