Büro mieten - worauf jedes Unternehmen bei der Finanzierung neuer Büroräume achten sollte!

Ein Büro mieten oder kaufen?

Bevor du dir beim Büro mieten über die Finanzierung deiner neuen Büroräume Gedanken machst, musst du dich zunächst zwischen dem Kauf und der Anmietung einer Bürofläche entscheiden. Man denkt oft, dass der Kauf einer Bürofläche vorteilhafter ist, weil man dann eine Investition tätigt und keine monatliche Gebühr an einen Vermieter zahlen muss.

Es gibt jedoch mehrere Faktoren, die bei der Wahl zwischen Kauf und Miete wichtig sind. Ist es zum Beispiel noch ungewiss, ob dein Unternehmen in Zukunft wachsen oder schrumpfen wird? Dann ist die Anmietung einer Bürofläche die bessere Wahl, denn dadurch bist du sehr flexibel!

Mit der Anmietung eines Büros bist und bleibst du sehr flexibel.

Die Anmietung einer Bürofläche bietet dir noch weitere Vorteile. So stehen in den Top-Lagen der deutschen Städte, wie zum Beispiel im Zentrum von Berlin, keine oder nur wenige Bürogebäude zum Verkauf. Entscheide dich für die Miete einer Bürofläche und du kannst dich mit deinem Unternehmen an den besten Bürostandorten niederlassen. Der Kauf eines Büros kostet viel mehr Zeit und Geld. Denn dann musst du dir darüber Gedanken machen, welche Konstruktion am besten ist, was aus steuerlicher Sicht am besten funktioniert und wie das Bürogebäude unterhalten wird.

Schau dir dieses Büro zur Miete in der Bertha-Benz-Straße in Berlin an. Das Bürogebäude ist sehr zentral gelegen und nur wenige Meter vom Hauptbahnhof entfernt.

Möchtest du mehr über die Faktoren erfahren, die bei der Wahl zwischen Miete und Kauf einer Bürofläche eine Rolle spielen? Dann schau dir unseren Blog über "Warum es attraktiver ist, ein Büro zu mieten, als es zu kaufen" genauer an! Beim Büro mieten profitierst du garantiert von mehreren Vorteilen. Das wirst auch du sicherlich erkennen und die meisten Unternehmen entscheiden sich hierfür. Aus diesem Grund werden in diesem Blog nur Faktoren erläutert, die bei der Finanzierung eines Büros zur Miete eine Rolle spielen.

Mit welchen Kosten musst du bei der Miete einer Bürofläche rechnen?

Bei der Finanzierung einer Bürofläche musst du mit verschiedenen Kosten rechnen. Dazu gehören die Kosten für Internet, Telefonie, Versicherung, Bewirtungskosten, die Kaution und vieles mehr. Diese Kosten lassen sich in Anlaufkosten und monatlich wiederkehrende Kosten unterteilen und werden im Folgenden erläutert.

Die Anlaufkosten deines neuen Büros

Anlaufkosten sind einmalige Kosten. Dazu gehören beispielsweise die Kosten für die Fertigstellung des Büros, falls es noch nicht eingerichtet ist und du es nach Absprache mit deinem Vermieter individuell gestalten möchtest (Wände, Böden und Decken). Des Weiteren ist es wichtig, technische Installationen vorzubereiten, wie zum Beispiel die Kabel, die zur Stromversorgung von Elektrogeräten vonnöten sind.

Diese sollten gut verlegt sein, denn ansonsten würden deine Büroräume sehr unordentlich aussehen. Verwende beispielsweise integrierte Steckdosenleisten in Tischen und Böden, um Kabel und Leitungen sauber zu verbergen. Bei der Anmietung einer Bürofläche sind diese Voraussetzungen, wie etwa in Business Centern, oft gegeben und fallen somit weg.

Sorge für die optimale Verlegung der Kabel und Leitungen und schaffe so eine ordentliche Arbeitsumgebung.

Nachdem die Kabel und Leitungen optimal verlegt sind, können die Elektrogeräte angeschlossen werden. Computer, Laptop, Tablet, Drucker und Scanner sind heutzutage unverzichtbar, um das Kerngeschäft eines Unternehmens zu realisieren. Darüber hinaus müssen diese Geräte auch mit der richtigen Software ausgestattet sein. Das alles sind erhebliche Investitionen, weshalb es gut ist, im Voraus zu überlegen, was man eigentlich braucht.

Außerdem muss deine Bürofläche mit Büromöbeln ausgestattet werden und eine gesamte Einrichtung erfolgen. Natürlich möchtest du deinen Büroräumen einen modernen Look verleihen, ohne viel für die Büromöbel zu bezahlen. Deshalb kannst du Büromöbel sogar mieten. Dies ist vor allem dann besonders nützlich, wenn du dir nicht sicher bist, ob dein Unternehmen langfristig wachsen oder schrumpfen wird. Durch die Anmietung von Büromöbeln bist du äußerst flexibel und kannst somit deine Einrichtung je nach Belieben erweitern oder reduzieren.

Ein Büro mit einem All-In-Service mieten: Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bankbürgschaft und -garantie

Hast du keine Zeit oder Geld für Investitionen in technische Anlagen, Elektrogeräte, Büromöbel usw.? Dann entscheide dich für ein Büro mit einem All-In-Service. Dies sind schlüsselfertige Büroflächen, die du sofort nutzen kannst. So hast du die Möglichkeit, dich direkt auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren, ohne dich zunächst um Randbedingungen kümmern zu müssen. Du kannst es schon fast mit einem All-Inklusive-Urlaub vergleichen. Möchtest du mehr über die Vorteile von Büroflächen mit All-In-Serviceleistungen erfahren? Mit nur einem Klick gelangst du zu unserem Blog “5 Gründe, warum du ein Büro mit einem All-In-Service mieten solltest”.

Viele Vermieter wünschen sich oft einen Beweis, welches die Zahlung der Miete deiner Büroflächen garantiert. Deshalb fordern sie oft eine Gewinn- und Verlustrechnung. Hier solltest du daran denken, dass auch eine Bankgarantie/-bürgschaft oft ausreicht. Für die Höhe der Kaution gibt es keine gesetzliche Regelung. Diese darf aber den Höchstbetrag von 3 Kaltmieten nicht überschreiten. Der Vermieter deiner Büroräume darf diese Kaution nur bei tatsächlicher Beschädigung der Immobilie oder bei Zahlungsverzug einbehalten.

Im Falle einer Bankgarantie verpflichtet sich eine Bank zur Zahlung eines bestimmten Betrages an den Vermieter, wenn der Mieter eine vereinbarte Leistung oder in diesem Falle Zahlung nicht erbringt. Der Mieter geht dabei meist in Vorkasse. Die Bank vereinnahmt dafür eine Provision sowie entsprechende Erstellungs- und Abwicklungsgebühren.

Bei einer Bankbürgschaft bürgt die Bank für den Mieter. Dies ist eine gute Alternative zu einem Kredit. Die Bank verlangt für eine Bürgschaft jedoch Sicherheiten und die Vermieter achten sehr darauf, dass alle Ansprüche, die er an den Mieter stellen könnte, mit dieser Bürgschaft abgedeckt sind.

Die immer wiederkehrenden & monatlichen Kosten deiner Büroräume

Zusätzlich zu den oben beschriebenen Anlaufkosten musst du dich in deinen neuen Büroräumen auch mit monatlich wiederkehrenden Kosten auseinandersetzen. Beispielsweise Fallen jeden weiteren Monat die Miete, Servicekosten, Bewirtungskosten, Kosten für Versicherungen, etc. an. Diese verschiedenen Kostenarten werden im Folgenden erläutert.

Bei der Anmietung einer Bürofläche wird entweder eine Grund- oder eine Pauschalmiete verlangt. Eine Grundmiete ist eine Miete, zu der die Servicekosten im Anschluss noch addiert werden. Darüber hinaus kommuniziert ein Vermieter manchmal eine Pauschalmiete. Das ist die Miete inklusive aller zusätzlichen Servicekosten. Diese wird häufig in Bürokonzepten und Business Centern eingesetzt. Der Vermieter kann die Miete auch erhöhen. Eine willkürliche Mieterhöhung ist jedoch nicht zulässig. 

Insgesamt darf der Vermieter im Rahmen der Anpassung an die ortsübliche Vergleichsmiete innerhalb von drei Jahren die Miete um 20 Prozent erhöhen (§ 558Abs. 3 BGB). Hat ein Vermieter diese Kappungsgrenze mit seiner Erhöhung bereits ausgeschöpft, muss er drei Jahre warten, bis er die Miete das nächste Mal erhöht.

Servicekosten sind die zusätzlichen Kosten für eine Bürofläche, wie zum Beispiel Gas/Wasser/Strom, Internet oder Entsorgungskosten. Im Mietvertrag kannst du genau nachlesen, welche Vorschüsse du an den Vermieter in Form von Nebenkosten zahlen musst. Der Vermieter führt eine jährliche Nebenkostenabrechnung durch, nach der die Vorauszahlungen beglichen werden. Die Servicekosten einer Bürofläche liegen oft zwischen €30,- und €50,- pro m2 und Jahr.

Neben diesen Servicekosten gibt es weitere Kosten, die du als Mieter berücksichtigen musst. Bedenke auch die Kosten für die Anmietung von Parkplätzen und die Reinigungskosten. Obendrein besitzen einige Bürogebäude eine Kantine oder eine Rezeption mit hauseigenem Personal. Bei Beanspruchung ihrer Leistungen fallen sogenannte Bewirtungskosten an.

Unternehmensumzug - folgende Kosten können auf dich zukommen

Dein Unternehmen nutzt bereits eigene Büroräume und nun steht ein Umzug an? Dann musst du mit verschiedenen Kosten, die bei einer Betriebsverlagerung auftreten, rechnen. Zum einen kannst du den Umzug selbst durchführen, was dich jedoch viel Zeit und Geld kosten wird. Zum anderen entscheiden sich viele Unternehmen dafür, ein Umzugsunternehmen zu beauftragen, damit nicht ein ganzer Arbeitstag verloren geht. Hier musst du mit einem Durchschnittspreis von ca. 25,- € pro m3 rechnen.

Beachte einen möglichen Durchschnittspreis von 25,- € pro m3.

Planst du, am Wochenende umzuziehen, damit die Aktivitäten deines Unternehmens nicht zum Erliegen kommen? Dann musst du auf jeden Fall Umzugszuschläge berücksichtigen. Dies kann je nach Umzugsunternehmen einen Zuschlag von 25% am Samstag und bis zu 75% am Sonntag beinhalten.

Mit welchen Steuervorschriften kann ich bei der Anmietung von Büroflächen rechnen?

Durch ein externes Büro hat ein Unternehmen erhebliche Steuervorteile. Es gibt zwar Voraussetzungen, aber in der Regel sind die Kosten für ein externes Büro steuerlich komplett absetzbar! Das Finanzamt akzeptiert die Raumkosten für ein Büro außer Haus mit Beachtung der Regeln ohne Probleme. Zu den abzugsfähigen Kosten zählen:

• die Miete;

• Heizkosten/ Strom/ Wasser;

• Grundsteuer;

• Müllabfuhr/ Schornsteinfeger;

• die Kosten für die Hausratversicherung.

Die einzige Ausnahme ist die Kaution, denn diese bekommst du nach Auszug zurück. Nachdem du die Bedingungen erfüllst, die für ein Absetzen der genannten Kosten notwendig sind (beispielsweise musst du das Büro im Namen deines Unternehmens mieten und nicht als Privatperson), kannst du nun auch bei den Nebenkosten sparen! 

Wie kannst du bei den Mietkosten für deine Büroflächen sparen?

Neben den genannten Kosten, die dich bei der Finanzierung deiner Bürofläche erwarten, ist es auch schön zu wissen, was du alles einsparen kannst. Es gibt mehrere Faktoren, durch die du viel Geld sparen kannst, wie zum Beispiel die Lage der Bürofläche, die Größe, die Mietdauer und die Betriebskosten. Du kannst die Kosten zum Beispiel begrenzen, indem du dir genau überlegst, wie viel Platz du in deinem neuen Büro tatsächlich benötigst. Mit dem nachfolgenden Rechner bekommst du einen guten Überblick über die Anzahl der m2, die du für dein Unternehmen brauchst:

Berechne, m² Bürofläche

Darüber hinaus ist die Mietzeit auch sehr wichtig, um Kosten zu sparen. Viele Mieter bevorzugen einen flexiblen Mietvertrag. Diese Option ist allerdings oft mit höheren Kosten verbunden, weil der Vermieter Sicherheit will. Deshalb ist es wichtig, ein optimales Verhältnis zwischen Flexibilität und Mietkosten zu finden. Eine Mietzeit von einem Jahr ist oft die günstigste.

Nutze unsere Tipps und spare bei den Mietkosten deines neuen Büros!

Hast du noch Fragen zur Finanzierung deines Büros?

Wünschst du dir eine individuelle Beratung? Melde dich ganz einfach bei SKEPP! Unsere Immobilienexperten stehen dir kostenlos und unverbindlich zur Verfügung. Sie geben dir Tipps und gute Ratschläge und helfen dir dabei, das Büro zu finden, welches deinen finanziellen Anforderungen entspricht. Sprich uns also schnell an, denn mit unserer Hilfe kannst du bereits in Kürze in einer Stadt deiner Wahl das ideale Büro mieten.

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