5 questions à se poser lors de la recherche de bureaux
- vendredi 11 janvier 2019
Envisagez-vous de louer un bureau à Paris ou à Lyon par exemple ? Savez-vous comment il faut s'y préparer ? Vous aimeriez être informé de toutes les démarches à suivre, mais vous avez encore tellement de questions en tête ? C’est logique, puisque vous n’allez pas vous lancer dans la location de bureau tous les jours. C’est la raison pour laquelle l’équipe de SKEPP a rassemblé pour vous les questions les plus fréquemment posées relatives à la location de bureaux !
1️⃣ Comment calculer le nombre de mètres carrés par employé ?
Vous avez décidé de vous occuper de trouver un espace de bureau approprié pour votre société. Après avoir choisi la zone dans laquelle vous souhaitez vous installer et le type de bâtiment pour installer son entreprise, vous commencez ensuite par déterminer la surface en m2 dont vous aurez besoin. Difficile n’est-ce pas ? Ne vous inquiétez pas, nous répondrons à cette question afin que vous soyez le mieux préparé possible !
La forme des locaux doit permettre à chaque employé de s’y repérer, ainsi la norme Afnor NF 35-102 indique les recommandations suivantes :
- En règle générale la longueur doit être inférieure à deux fois la largeur pour des bureaux de moins de 25 m2 et trois fois pour des bureaux de plus de 25 m2 ;
- circulations : 0,80 m pour autoriser le passage d’une personne et 1,50 pour que deux personnes puissent se croiser ;
- hauteur libre en plancher et plafond : au moins 2,50 m, voire 2,70 m pour permettre un éclairage indirect.
Afin de calculer la surface minimum d’un bureau pour une personne, il faut prévoir :
- 6,4 m2 par plan de travail (mobiliers) ;
- 2,88 m2 pour le passage (0,8 m de largeur x 3,6 m de longueur) ;
- 0,5 m2 pour les canaux de communication (fax, téléconférence etc.).
En additionnant les surfaces indiquées ci-dessus, nous pouvons constater que la surface minimale est de 10 m2 par personne pour un bureau privé. En plus, la norme préconisera un espace de travail minimum de 11 m2 pour un bureau partagé (soit 22 m2 pour deux personnes, 33 m2 pour trois personnes etc.). S’il s’agit d’un bureau collectif bruyant, par exemple les postes nécessitant l’usage fréquent du téléphone, il est nécessaire de prévoir 15 m2 par personne.
Bien évidemment, la surface minimum doit être augmentée en conséquence si l’employeur juge nécessaire d’ajouter du mobilier, des équipements ou d’autres dispositifs. En utilisant la calculatrice de SKEPP, pouvez calculer exactement la surface en m2 dont vous aurez besoin avant de vous lancer dans la location d’un bureau. Cliquez sur le bouton ci-dessous !
Calculer les m2 de votre bureau
2️⃣ Quelle est la différence entre la SHON et la SUB ?
La SHON (surface hors oeuvre nette) des locaux est le résultat de la soustraction de certaines surfaces à la SHOB (surface hors oeuvre brute), les sous-sols, les combles non-aménageables les surfaces non closes et les aires de stationnement sont par exemple décomptés. La SUB (surface utile brute) est la surface horizontale située à l’intérieur des locaux dégagée de toute emprise. La surface utile brute est le résultat de la SHON, mais exclut les éléments structuraux et les circulations verticales.
Le loyer d’un bureau est souvent calculé proportionnellement à sa surface en mètres carrés. La SUB sert de référence pour le calcul de loyer et est généralement inscrite dans le contrat de location. S’agissant des espaces communs, un calcul basé sur une répartition par cotisation est généralement appliqué. Les annonces immobilières pour la location de bureau sur le site internet de SKEPP affichent les montants du loyer à partir de la SUB.
Il est important de vérifier si la surface des locaux correspond à la SUB.
3️⃣Quelle est la différence entre un bureau fermé et un open space ?
L’open space est, à la différence d’un bureau fermé, un lieu qui favorise les échanges, la communication et le partage d’idées. En cas de projet commun, l’open space permet de rester informé en écoutant les autres collaborateurs sans devoir multiplier les réunions.
Le bureau fermé apporte l’intimité aux collaborateurs qui travaillent dans la pièce, ils seront ainsi moins exposés aux nuisances sonores extérieures. Un bureau fermé est idéal lorsque l’utilisateur souhaite recevoir du public dans son bureau, organiser des réunions en petit comité ou faire des appels en toute confidentialité. Les bureaux fermés sont disponibles à la location en différentes tailles, de 6 m2 à 100 m2.
La photo ci-dessus montre plusieurs bureaux fermés qui peuvent héberger 1 à 15 employés.
4️⃣ Quel type de bâtiment correspond à mon activité ?
Une fois que vous avez décidé de vous lancer dans la location de bureau il faut choisir le bâtiment qui correspond à l’activité de votre entreprise. Allez-vous louer des bureaux dans une tour de grande hauteur, un centre d’affaires ou optez-vous pour des structures multi-locataires ? Et quels sont les différences entre ces différents immeubles tertiaires ?
Un immeuble multi-locataires accueille principalement des start-ups et des PME. Vous y aurez l’avantage de pouvoir établir des relations solides avec d’autres entreprises du même secteur d’activité. En outre, les contrats de location sont souvent très flexibles pour répondre à la demande des start-ups et PME qui ne souhaitent pas s’engager à long terme. Les installations sont partagées ce qui vous permet de bénéficier d’un loyer plus attractif. Un immeuble multi-locataires, c’est quelque chose pour vous ?
Collaborer avec d’autres entreprises ? Installez-vous dans un immeuble multi-locataires.
Il est possible qu’un centre d’affaires convient mieux à l’activité de votre entreprise. La location en centre d’affaires représente une alternative plus luxueuse par rapport à la location dans un immeuble multi-locataires. La permanence téléphonique et la gestion du courrier sont souvent assurées. En plus, un(e) réceptionniste est présent pour accueillir vos clients dans de bonnes conditions. En général, les services proposés sont ‘’tout compris’’ pour que vous n’ayez pas de coûts supplémentaires.
Une alternative plus luxueuse ? La location en centre d’affaires sera la meilleure solution.
Un immeuble de grande hauteur (IGH) pourrait être une solution pour les grandes entreprises d’envergure internationale. La croissance des entreprises et sociétés internationales pourrait justifier l’appartenance des tours de bureaux. L’avantage principal réside dans la possibilité de regrouper sur un même site l’ensemble de ses départements, les services ainsi que les collaborateurs afin de favoriser la transversalité et les synergies dans le but de booster les performances de l’entreprise. Un IGH est aussi un symbole de la puissance, de l’identité et du prestige pour projeter une certaine image de l’entreprise.
Un immeuble multi-locataires, un centre d’affaires ou un immeuble de grande hauteur, avez-vous déjà pu faire votre choix. Vous pouvez joindre les consultants immobiliers de SKEPP via la page de contact pour parler de vos souhaits et besoins pour obtenir des bureaux dans un lieu correspondant à votre activité et budget.
5️⃣ Quelle est la durée moyenne pour la location de bureau ?
Aujourd’hui, le bail commercial (3-6-9) n’est plus les seul disponible. De plus en plus d’entreprises se tournent vers des contrats plus flexibles pour contourner les inconvénients du bail 3/6/9. La durée moyenne d’une location de bureau varie très fort selon les types d’entreprise et l’envergure de leurs activités.
Le bail 3/6/9 manque surtout de flexibilité puisque vous vous engagez au minimum pour 3 ans ce qui est énorme pour une jeune entreprise ou une start-up. En outre, les coûts d’entrée sont assez importants avec les frais d’agence et les garanties à payer. Par conséquent, cette solution flexible présente l’inconvénient que les loyers pour un seul poste de travail s’élèvent de 200 € à 600 € par mois à Paris. Si vous vous engagez sur le long terme en optant pour le bail 3-6-9, vous pourrez ainsi bénéficier d’un loyer plafonné.
Un contrat flexible est en particulier une solution intéressante pour les entreprises en réorganisation ou bien celles qui veulent développer leurs affaires et envisagent d’augmenter la taille de leur entreprise par une fusion par exemple. De notre point de vue, la durée idéale pour la location de bureau est d’un an. Vous profitez ainsi d’une certaine flexibilité ainsi qu’un loyer moins élevé par rapport à la location d’une durée plus courte.
Pour quelle durée allez-vous signer un contrat de location ?
Questions ? L’aide de SKEPP est entièrement gratuite !
Nous espérons vous avoir répondu aux questions les plus courantes lors de votre recherche de bureaux. Avez-vous d’autres questions ou êtes-vous prêt(e) à vous lancer dans la location de bureau ? SKEPP vous aidera à trouver le bureau de vos rêves, tous nos services sont gratuits et sans engagement de votre part. Contactez-nous pour que vous ayez obtenu la meilleure formule de location de bureau dans peu de temps !
