De 7 meest gestelde vragen tijdens de zoektocht naar een kantoorruimte

1️⃣ Hoeveel vierkante meter heb ik nodig voor het kantoor dat ik ga huren?

Er zijn een aantal verplichtingen en richtlijnen die gelden in verband met de grootte van een kantoorruimte. Zo schrijft het KB Arbeidsplaatsen 2012 3 verplichtingen voor:

• minimale vrije oppervlakte: 2 m² per persoon
• minimale werkelijke ruimte: 10 m³ per persoon
• minimumhoogte lokalen: 2,50 m

Daarnaast zijn er ook nog ergonomische vereisten in verband met de oppervlakte van het te huren kantoor. Deze liggen vervat in de richtlijn NEN 1424:2010. De volgende minimum oppervlaktes moeten gerespecteerd worden:

Voor een werkplek:

• 4 m² (indien langer dan twee uur per dag gebruikt), inclusief  kantoorstoel en circulatieruimte
• 1 m² voor een deur in de ruimte

Voor een vergaderruimte:

• 1,5 m² voor overlegruimte per persoon (=< 6 personen)
• 2m² voor vergaderruimte per persoon (> 6 personen)

In veel business centers zijn er echter gedeelde vergaderruimten beschikbaar voor de huurders van een gehuurd kantoor. Het is natuurlijk niet gemakkelijk om te bepalen hoeveel vierkante meter jouw te huren kantoor moet zijn. Gelukkig kun je door middel van de calculator van SKEPP altijd de juiste hoeveelheid vierkante meter berekenen voor je te huren kantoor. Meer over de SKEPP m2 kantoorruimte calculator lees je in deze blog. Probeer het vooral eens zelf met de onderstaande knop:

Bereken m² kantoorruimte

2️⃣ Wat is het verschil tussen NVO en VVO?

De huurprijs van een kantoor te huur wordt in de meeste gevallen berekend aan de hand van een prijs per m2. Meestal wordt de huurprijs gekoppeld aan het VVO, het verhuurbaar oppervlak. Ook bij SKEPP kiezen we er voor om te communiceren op basis van VVO. Waarom? Bij het VVO wordt er niet enkel gekeken naar de daadwerkelijke gebruiksruimte. Ook de oppervlakte van onder andere de inkomhal, de toiletten, de gangen, de pantry, enz. worden mee in rekening genomen, al dan niet naar verhouding naargelang de ruimte. Bij een NVO, netto vloeroppervlak, wordt enkel rekening gehouden met de daadwerkelijke gebruiksruimte.

Controleer altijd of de grootte van het kantoor op basis van NVO of VVO is.

3️⃣ Wat is het verschil tussen een kantoorkamer en een kantoorruimte?

De termen kantoorkamer en kantoorruimte worden vaak naast elkaar gebruikt. Dit kan perfect maar toch zit er een verschil tussen beide termen. Een kantoorruimte is een meer algemene term die gebruikt worden voor een ruimte waar dagdagelijkse, meestal administratieve, werkzaamheden worden uitgevoerd door en voor ondernemingen.

Een kantoorkamer, ook wel een kantoorunit genoemd, is een specifieke term voor een afgesloten kantoorruimte met een oppervlakte van minder dan 100 m2. Een kantoorkamer is daardoor geschikt voor maximum 15 personen. Je kan een kantoorkamer huren in een business center, een kantoorconcept en bedrijfsverzamelgebouwen.

Op deze foto zie je verschillende kantoorkamers waar je vaak met 1 t/m 15 personen kunt werken.

4️⃣ Wat is de gemiddelde huurtermijn van een kantoor te huur?

Gemiddeld bedraagt de huurtermijn een jaar. Een huurtermijn van 1 jaar is ook de meeste ideale huurtermijn. Natuurlijk is het ook mogelijk om voor een kortere termijn een kantoor te huren. Dat kan omwille van de flexibiliteit die de verhuurder aanbiedt of naar aanleiding van onderhandelingen tussen de huurder en verhuurder. Een kortere huurtermijn betekent meestal wel een hogere huurprijs. Voor een verhuurder biedt een langere huurtermijn namelijk meer (financiële) zekerheid. Een langere huurtermijn voor een huurder betekent daarentegen dan weer minder flexibiliteit. Daarom wordt de huurtermijn van 1 jaar gezien als de meeste interessante huurtermijn voor beide partijen.

Ik wil besparen op mijn huurkosten

Wist je trouwens dat je bij een lange huurtermijn kan kiezen voor een huurtermijn met groei- of breekoptie? Bij een groeioptie kun je je verplaatsen in het bedrijfspand zonder dat je huurtermijn verandert. Bij een breekoptie kun je bijvoorbeeld na een jaar bepalen of het kantoor dat je huurt nog bij je past. Op die manier wordt er toch een zekere flexibiliteit gekoppeld aan een huurcontract met een lange huurtermijn.

Voor welk huurtermijn ga jij een huurcontract afsluiten voor het kantoor te huur?

5️⃣ Hoeveel bedragen de servicekosten en de huurwaarborg van een kantoor te huur?

Alvorens je een kantoor huurt, informeer je het best naar de servicekosten. Bij sommige verhuurder zijn de servicekosten namelijk inclusief de huurprijs, maar bij anderen zijn deze kosten niet inbegrepen in de huurprijs. Vaak is het zo dat kantoorkamers (tot 100m2) inclusief servicekosten worden vermeld. Bij kantoorruimtes (boven de 100m2) zijn de servicekosten vaak nader te bepalen. Om een zekere leidraad te hebben, de servicekosten bedragen meestal een derde van de huurprijs.

De borg is steeds apart vermeld indien het gevraagd wordt door de verhuurder. De borg is een som geld die je moet betalen ter waarborg van bijvoorbeeld eventuele schade die zou ontstaan zijn aan het kantoor te huur tijdens de huurtermijn. Indien er geen schade of andere vergoedingen betaald moeten worden na het verstrijken van de huurtermijn, krijg je de borg gewoon terug. De borg bedraagt meestal 1 tot 3 maanden huur.

Bij het huren van een kantoor in een business center geniet je onder andere van de voordelen van een sfeervolle gemeenschappelijke ruimte.

6️⃣ Is het kantoor te huur gemeubileerd?

Of een kantoor dat je gaat huren al dan niet gemeubileerd is, verschilt van business center tot business center. Bij SKEPP communiceren we of een kantoor dat te huur is al dan niet gemeubileerd is en of deze mogelijkheid, tegen eventueel een meerprijs, bestaat. Er valt soms wel wat te regelen met de verhuurder.

 
Kantoor laten inrichten: Officeplanner

Wist je trouwens dat SKEPP het mogelijk maakt om flexibel het meubilair voor jouw kantoorinrichting te huren? Dankzij de Officeplanner van SKEPP kun je design, ergonomisch, duurzaam én hip meubilair huren, en dat volledig flexibel. Bovendien zorgt SKEPP volledig voor het transport en de montage én heb je je meubilair al binnen de week in het kantoor dat je huurt. Lees hier meer over Officeplanner.

Soms is het ook mogelijk om een gemeubileerd kantoor te huren.

7️⃣ Moet ik een parkeerplek huren?

Sommige business centers hebben een parkeergelegenheid voorzien voor huurders die een kantoor huren. Andere bedrijvencentra hebben geen parkeerplaatsen. Sommige business centers bieden een parkeerplek aan als service, dus inclusief de huurprijs. Soms wordt er ook een extra vergoeding gevraagd voor een parkeerplaats. Informeer je daarvoor heel goed bij de verhuurder alvorens je een kantoor gaat huren. Vooral wanneer je grotendeels met de auto naar je kantoor gaat of je veel klanten, zakenpartners, enz. over de vloer krijgt, is een parkeerplaats heel belangrijk. 

We hebben ons best gedaan met deze blog om je een antwoord te geven op je vragen omtrent een kantoor te huur. Heb je nog meer vragen of is het nog niet allemaal even duidelijk? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Bij SKEPP staan we altijd paraat om je snel en gratis antwoord te geven op al jouw prangende vragen. Je kan ons contacteren via de chat op onze website, via het telefoonnummer +32 78 48 10 91 of via info@skepp.com. Ga snel voor jouw kantoor te huur.

Neem direct contact op