5 étapes clés pour bien choisir votre location de bureau

  • Par Hugo Biert
  • mardi, le 16 avril 2019

Votre entreprise est en pleine croissance et avez-vous besoin d'un espace de bureau de quelques centaines de mètres carrés ? Ou êtes-vous à la recherche d’un conteneur bureau pour une entreprise confrontée à une transformation ? Chaque partie impliquée dans la recherche d’une location de bureau doit prendre des décisions pour bien choisir son nouveau lieu d’implantation. Les conseils ci-dessous, vous permettront de choisir la meilleure formule de location de bureau dans peu de temps à l’endroit de vos rêves !


#1 : Quel est votre budget pour la location de bureau ?

Les budgets...tous les chefs d'entreprise doivent faire face à cette situation. Un budget important ou plutôt minime : faites en tout cas une calculatation (ou une directive) afin de déterminer le budget pour choisir la formule de location de bureau qui vous conviendrait le mieux.

Bien évidemment, vous aurez besoin d’un budget plus important si vous souhaitez profiter des bureaux et postes de travail luxueux, d’une décoration d’intérieur dans un cadre prestigieux et des prestations haut de gamme. Pourtant, cela ne veut pas dire que vous ne pourriez pas trouver la formule appropriée pour la location de bureau si vous devez respecter scrupuleusement un budget plus petit. A noter : Soyez créatif, avec nos conseils vous pourrez tirer le meilleur parti du budget que vous avez fixé.

Ces conseils vous permettront de trouver la meilleure formule de location de bureau en fonction de votre budget

  • Si vous louez des bureaux dans un centre d’affaires ou dans un immeuble multi-locataires, vous partagez vos coûts pour des installations et des services communs. Pour en savoir plus à ce sujet, lisez la troisième étape de ce blog ;

  • Ne comparez pas une formule de location de bureau tout compris avec une location dont les charges locatives ne sont pas comprises ! En cas d’une location tout compris, le gaz, l’eau, l’éclairage, la téléphonie, un accès Internet et un service d’accueil et de ménage sont souvent déjà compris dans les charges à un prix forfaitaire. Dès fois, vous bénéficiez en plus d’une place de parking, d’un accès aux salles de réunion et d’un déjeuner frais tous les jours. Une location tout compris est souvent relativement moins chère;

  • Le prix de location est-il juste au-dessus de votre budget ? Négociez une remise sur la location lors de la négociation avant la conclusion du contrat. Vous pouvez, par exemple suggérer la gratuité d’un mois de loyer. Rappelez-vous qu’un propriétaire ou un opérateur s’intéresse également à vous en tant que locataire. Vous pouvez lire les différentes étapes à suivre pour réussir la négociation dans notre blog ''les clés d'une négociation réussie d'une location de bureau''.

bureaux en open spaceLes espaces communs, comme indiqués ci-dessus, sur la photo, sont partagés avec des colocataires

#2 : Décider la localisation de votre location de bureau : le 8ème de Paris, une autre grande ville ou une adresse alternative ?

Avez-vous déterminé votre budget ? Il est temps de passer à l’étape suivante : la localisation de votre bureau. L’arrondissement le plus prisé et préféré des locataires est sans doute le 8ème de Paris. Situé en plein coeur de Paris, de plus en plus d’entreprises d’envergure mondiale ont choisi de s’implanter dans le 8ème, comme Ralph Lauren, Rolex et Sony Pictures Entertainment. Un arrondissement attrayant d’allure internationale.

Les quartiers les plus centraux de la capitale sont de plus en plus convoités. Après le 8ème, les entreprises privilégient toujours le 9ème et le 16ème. Nous recommandons aux entreprises de louer leurs bureaux dans les grandes villes, comme Paris, Lyon et Marseille.

L’implantation géographique est en fait un reflet de l’image de votre entreprise et pourra booster votre visibilité pour que vous deveniez grand parmi les grands. En outre, le choix d’offres de location de bureaux est immense dans l’hypercentre parisien, la Défense mais aussi dans les autres villes principales de l’Hexagone.

Nous pouvons imaginer que vous êtes étonné(e) par le prix d’une location de bureau, une bonne dose de créativité est requis pour réussir son implantation à ces endroits. Il faut éviter en tout cas de louer des mètres carrés dont vous n’aurez pas besoin, car vos coûts de location s’élèvent inutilement. On peut également remarquer qu’il est souvent plus coûteux d’opter pour une location flexible à laquelle vous bénéficiez d’une durée de grande souplesse.

Savez-vous déjà que vous allez louer à cet endroit pour 1 ou même 3 ans ? Dans ce cas il vaut mieux conclure un contrat de location ayant une durée minimale d’un an. Une durée plus flexible résulte à un loyer plus élevé !

Dans cette vidéo, vous pourrez voir l’animation entre les gratte-ciels d'un quartier d'affaires

Ne voulez-vous pas louer dans les endroits très fréquentés ? Nos conseils pratiques vous permettront de trouver les meilleures offres de location de bureaux dans les zones très fréquentées ou plutôt calmes.

  • Souhaitez-vous louer vos bureaux dans l’une des principales de la France, mais vous constatez que le loyer est trop élevé dans l’hypercentre ? Nous vous conseillons de jeter un coup d’oeil sur les offres de location de bureaux à l'extérieur du périphérique, par exemple à Saint-Denis, Levallois-Perret ou bien à proximité des aéroports parisiens. En outre, ces sites bénéficient d’une accessibilité excellente ;

  • Vous ne voulez pas forcément louer dans les principaux quartiers des grandes villes mais vous aimez l'idée d'y être proche ? Vous pouvez alors vous concentrer sur les arrondissements plus calmes autour du QCA (Paris), le 9ème de Lyon dans le quartier de Vaise ou dans les quartiers du 7ème arrondissement de Marseille ;

  • Bien évidemment, il est également possible de louer dans d’autres endroits. Les villes comme Bordeaux, Lille, Nantes, Montpellier, Toulouse et Nice sont également propices aux affaires.

location de bureau meubléeQuelle que soit votre lieu d'implantation, vous pourriez trouver partout des bureaux équipés pour travailler en tout confort

#3 : Une location de bureau en centre d’affaires ou préférez-vous un immeuble multi-locataires ou un immeuble de bureau indépendant ?

Lieu d’implantation ? Check ! L’étape suivante : un concept de bureau, un centre d’affaires ou un immeuble multi-locataires ? Ou optez-vous pour un immeuble de bureau indépendant ? Nous constatons que les entreprises ressentent les avantages qui découlent du partage d’un immeuble de bureau. Ci-dessous, nous expliquons les avantages et les inconvénients sur tout type de bâtiment. Un immeuble de bureau indépendant parle de lui-même, il n’est donc pas utile d’expliquer davantage les détails.

Une location de bureau en concept de bureau : une communauté forte, moins d'absentéisme et un design impressionnant

Vous vous sentez comme des rois absolus dans un hôtel cinq étoiles, les salles de réunion se déclinent dans toutes les formes et toutes les tailles et le sentiment d'être chez soi est la caractéristique principale d’un concept de bureau. En plus, vous faites partie d’une communauté forte, votre bureau est doté d’un lieu de rencontre ou d’un espace de convivialité et dans la plupart des cas vous aurez également accès à un restaurant d’entreprise. Bien manger, c’est un plaisir à partager.

Voulez-vous connaître les autres avantages ? Le taux d’absentéisme pour cause de maladie est considérablement inférieur à la moyenne dans les entreprises qui utilisent un concept de bureau. Selon plusieurs études, les employés se sentent mieux dans cet environnement propice au bien-être au travail. Un espace de travail pratique et une ambiance particulière sont les valeurs essentielles, ce qui résulte à un design impressionnant.

Les loyers sont logiquement plus élevés que dans les centre d’affaires ou les immeubles multi-locataires. Les entreprises établies, les scale-ups et les start-ups se rassemblent ici. Voulez-vous nous joindre ?

Avec ce Tour Virtuel en 3D vous pourrez faire découvrir ce magnifique bureau au sein d’un concept de bureau. Une idée pour votre entreprise ?

Centre d’affaires : concentrez-vous sur votre activité principale en optant pour une location de bureau meublée

Un peu moins luxueux qu’un concept de bureau, pourtant vous n’aurez à vous plaindre de rien dans un centre d’affaires. Les bureaux sont généralement meublés, vous aurez également accès à plusieurs salles de réunion et les réceptionnistes assurent la gestion des appels téléphoniques et du courrier.

En plus, il y a plein de possibilités pour travailler en réseau en lien avec les autres acteurs de votre marché. La conclusion ? Un centre d’affaires vous permettra également de vous concentrer sur votre activité principale. Pourtant le loyer est un peu moins élevé que le loyer au sein d’un concept de bureau et plus élevé par rapport au loyer d’un immeuble multi-locataires. Les grands groupes et les PME connaissent déjà ce concept.

Immeuble multi-locataires : une location de bureau ayant une excellente accessibilité

Depuis quelques années ce type de bâtiment gagne en attractivité. Le principal avantage d’un immeuble multi-locataires est son emplacement stratégique. En tant qu’ (grande) entreprise, vous bénéficiez d’une adresse facile d’accès, car les immeubles multi-locataires se situent souvent à proximité immédiate de l’autoroute. Vous louez vos espaces avec d’autres locataires, les locataires seront donc encouragés à communiquer et à partager leurs idées avec d’autres entreprises.

Le prix de location est inférieur à celui d’un concept de bureau ou d’un centre d’affaires. Ce concept a le même inconvénient que les autres concepts décrits ci-dessus, à savoir que vous pouvez vous sentir incommodé par les autres entreprises. Dans notre article ‘Immeuble multi-locataires ou centre d’affaires ? Voici comment vous pourriez déterminer le meilleur endroit pour louer vos bureaux.’ vous pouvez découvrir tous les avantages et les inconvénients des différents types de bureaux.

Souhaitez-vous louer dans un centre d'affaires ? Dans cette vidéo, vous pouvez voir un intérieur sans fioritures dans un immeuble de bureaux.

#4 : Un plateau spacieux ou un bureau privatif ? Voici comment vous pourriez déterminer le nombre de mètres carrés dont vous aurez besoin pour votre location de bureaux

Un aspect à ne pas négliger : quel est l’espace qui convient le mieux à votre entreprise ? Commencez par déterminer le nombre de mètres carrés dont vous aurez besoin. Si vous allez louer un seul poste, une surface de 7 m2 est souvent suffisante. Pourtant, une surface de 700 m2 pour 100 personnes est très peu.

Le raisonnement de se baser sur 7 m2 par personne ne démontre pas du tout une véracité certaine, car nous constatons régulièrement qu’un espace de bureau de 20 m2 se prête très bien à une location pour 4 personnes. C’est la raison pour laquelle nous utilisons souvent une marge de 7 m2 à 12 m2, car la surface souhaitée varie selon vos besoins et les souhaits de vos équipes.

Le secteur d’activité est souvent un déterminant pour déterminer les mètres carrés nécessaires. Pour vous préparer au mieux à une location de bureau, nous vous invitons à lire notre blog ‘Voici le nombre de mètres carrés par employé dont vous avez besoin’

De cette façon, vous pouvez déterminer le type de bureau dont vous avez besoin

En fonction de la taille de votre entreprise et vos souhaits concernant le nombre de mètres carrés pour vos bureaux, vous déterminez ensuite le type de bureau qui vous conviendra le mieux. Avez-vous besoin de plus de 100 m2 ? Optez pour la location d’un plateau entier ou bien pour la location de bureau sur mesure. Souvent il s’agit d’espaces en pré-livraison dont la construction n’est pas terminée, mais cela vous permet d’y apporter une touche personnelle. Ces espaces sont très recherchés par les grandes entreprises et les PME.

Recherchez-vous un bureau de 10 m2 à 100 m2 ? Nous vous recommandons d’opter soit pour un bureau fermé soit pour un bureau privatif. Vous louez donc un espace verrouillable lequel sera meublé probablement. Êtes-vous un travailleur indépendant ? Dans ce cas nous vous conseillons de louer un poste de travail attribué ou non attribué, par exemple dans un espace de coworking.

L’avantage d’un poste de travail attribué est que vous aurez accès tous les jours à votre propre poste dans un open-space. Cependant, c’est plus coûteux qu’un poste de travail non attribué où vous devez vous installer à l’une des places libres. Quel type d’espace de travail correspond le mieux à votre activité ?

En utilisant la calculatrice de SKEPP, vous pouvez calculer facilement le nombre de mètres carrés dont vous aurez besoin pour votre espace de bureau

#5 : Choisissez votre aménagement de bureau : le style industriel est très populaire en ce moment

Vous y êtes presque ! Vous ne voulez pas consacrer du temps et de l’énergie à l’aménagement de vos bureaux ? Vous devez tout d’abord prendre en compte la conception d’emplacements potentiels. Avez-vous déjà choisi votre lieu d’implantation, mais souhaitez-vous changer votre aménagement ? Bien sûr que c’est possible, n’oubliez pas à prêter une attention particulière aux conseils ci-dessous. L’aménagement de bureau a un impact important sur l’efficacité, la productivité et le sentiment de bien-être au travail pour les salariés. C’est l’une des caractéristiques d’un bon employeur !

Scandinave, créatif ou un mélange de différents styles pour votre aménagement

La dernière étape consiste à déterminer le design de votre bureau. Choisissez-vous le style scandinave ? Optez alors pour des tons calmes et neutres, des lignes épurées et attribuez une attention particulière à certains éléments importants, tels que le mobilier de vos bureaux. Nous découvrons régulièrement aussi des aménagements créatifs, lesquels se caractérisent par une décoration particulière : murs remarquables avec des oeuvres d’art et des objets exceptionnels.

Un exemple ? La photo ci-dessous est un espace de bureau avec un mur orange, un vélo et une guitare. Bien évidemment, il est possible que cet aménagement créatif ne correspond pas à l’image de votre entreprise. Une autre option : mélangez les différents styles par exemple en optant pour un aménagement flexible, durable et moderne. C’est à vous de choisir, l’équipe de SKEPP est toujours à votre écoute pour apporter de nouvelles idées !

bureaux ayant une décoration d'intérieur créativeEn parlant d’un design créatif … cet espace de bureau en est un excellent exemple

En utilisant ce concept de design, vous créez un aménagement de bureau moderne et industriel

Très populaire auprès des entreprises innovantes : un design de bureau industriel. URBAN, est l’un des styles du concept d’aménagement Officeplanner avec des meubles design préfabriqués et s’adapte parfaitement à un style déco de look industriel. L’aménagement est basé sur 4 zones différents qui varient selon vos activités (Activity Based Working). En fait, cet aménagement répond à tous vos besoins : des lieux de rencontres, des espaces de convivialité, des salles de brainstorming et des espaces privatifs où vous pourrez vous retirer pour travailler en pleine concentration.

En outre, URBAN propose des postes de travail ergonomiques, des tissus chaleureux et une palette de couleurs harmonieuse. Exercer votre activité dans un espace de bureau URBAN est travailler dans un environnement de travail moderne basé sur l’activité. Une solution idéal pour les entreprises en essor ou en déclin. Grâce à la haut degré de flexibilité de l’URBAN, il est très simple de créer des postes de travail supplémentaires dans vos locaux.

Venez découvrir un espace de bureau URBAN avec notre Tour Virtuelle en 3D

Une location de bureau, c’est aussi simple que ça !

Enfin vous avez trouvé le bureau de vos rêves avec un aménagement totalement assorti, un type de bureau correspondant à votre activité et un emplacement stratégique dans la ville où vous souhaitez implanter votre entreprise. Avez-vous encore des questions ? Prenez contact avec nos consultants immobiliers. Nous répondrons à toutes vos questions pour que vous soyez préparé au mieux pour votre location de bureau !

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