Le guide de la location de bureau : retrouvez ici les définitions des termes les plus courants
- mercredi 28 août 2019
L’heure est arrivée, vous commencez à chercher un nouvel espace de bureau. Lors de cette procédure, des mots et des termes seront employés que vous ne connaissiez peut-être pas et qui peuvent être difficiles à comprendre. Après avoir lu ce blog, vous connaîtrez tous les termes et les définitions spécifiques à la location de bureau. C’est pourquoi nous mettons à votre disposition ce guide complet.
D’un open-space et d’une location de bureau sans engagement de durée pour aborder ensuite les centres d’affaires et la décoration scandinave dans l’intérieur des locaux. Mais aussi les charges locatives, les bureaux industriels et les contrats de promotion immobilière seront clarifiés. Nous vous collectons et synthétisons les informations pertinents afin que votre recherche d’un bureau à louer soit plus facile !
Consultez les différentes sections de ce guide afin que vous soyez préparé au mieux
Les définitions des termes seront rédigées logiquement. Ci-dessous, vous trouverez une liste de 7 thématiques abordées sur ce blog informatif. Vous êtes invité(e) à en prendre connaissance soigneusement pour que vous puissiez acquérir les connaissances de base relatives au domaine de l’immobilier et de la location de bureau. Vous pouvez également scroller jusqu’à la section que vous souhaitez consulter afin d’obtenir toute l’information qui vous semble pertinente. SKEPP vous fournit le support idéal pour trouver la meilleure formule de location de bureau.
- Types de bureaux (p. ex. bureau fermé, salle de réunion, espaces de coworking)
- Types de lieux (centre d’affaires, immeuble multi-locataires)
- Styles architecturaux (immeuble haussmannien, immeuble de bureaux moderne)
- Informations sur la location de bureau (tous les termes et leurs définitions relatifs aux loyers et les contrats de baux)
- Aménagement de bureau (de la décoration industrielle à la décoration scandinave)
- Les acteurs majeurs du marché des bureaux (les brokers en ligne, les investisseurs institutionnels et les locataires potentiels)
- Informations complémentaires (promotions immobilières, dépôt de garantie, bureaux clés en main, rémunération)
Bureau fermé ou bureau partagé ? Venez découvrir les différents types de bureaux
Un espace de bureau sur-mesure, un bureau fermé, un poste de travail non-attribué...est-ce-que les arbres vous empêchent de voir la forêt ? Puis le phénomène du coworking est en pleine expansion. Grâce à nos explications vous savez exactement quel type de bureaux correspond le mieux aux besoins et souhaits de votre entreprise quelle que soit sa taille ou sa localisation. Bonne lecture !
Bureaux sur-mesure (grandes surfaces) : bureaux et plateaux ayant une surface supérieure à 100 m2
Un bureau sur-mesure est un espace privatisé de grande surface regroupant de sociétés de différentes tailles : de la PME à la multinationale. La location d’espaces de travail sur mesure concerne souvent les grandes surfaces supérieures à 100m2. Il peut alors s’agir d’un bureau fermé de 150 m2, mais également d’un plateau privatif de 750m2.
Veuillez noter : les annonces immobilières parlent souvent d’un bureau sur-mesure si la surface est supérieure à 100m2 que ce soit un bureau fermé ou de bureaux en plateau privatif. Il n’y a pas de distinction claire entre la perception et la définition d’un bureau sur-mesure, renseignez-vous alors là-dessus afin d’éviter de mauvaises surprises.
Un bureau fermé et un bureau privatif : un espace de travail clos dans lequel on peut s’isoler
Un bureau fermé est un espace indépendant au sein d’un espace partagé, il s’agit donc d’ un bureau qu’on peut fermer à clé et dans lequel on peut s’isoler tout en partageant des espaces communs avec d’autres sociétés. C’est la forme la plus classique d’espace de bureau et la solution idéale pour des entreprises ayant de 2 à 10 employés.
Le bureau privatif est également un espace de travail clos permettant confidentialité, intimité et tranquillité, mais vous bénéficiez en plus de votre entrée indépendante, de bureaux individuels ou partagés ainsi que des espaces communs et salles de réunion réservés à votre équipe. C’est donc à vous d’aménager les espaces de travail selon vos envies.
Un poste de travail non-attribué : une solution très intéressante pour les indépendants
Les postes de travail non-attribués se présentent sous la forme d’un abonnement vous permettant d’accéder à une place disponible au sein d’un espace commun en open-space. Vous êtes libre de choisir votre bureau à chaque fois que vous venez, en revanche s’il n y a pas de places disponibles vous ne pourrez commencer à travailler. Les clients seront alors assignées au premiere venu, premier servi.
Poussé par le désir de plus de flexibilité, le poste de travail non-attribué séduit en particulier les travailleurs indépendants et les freelances. Enfin, cette solution n’est pas coûteuse, car les postes de travail non attribués sont disponibles à des prix assez favorables.
Un poste de travail au sein d’un espace de coworking vous offre toute flexibilité.
Un poste de travail attribué : assurez-vous d’avoir un place permanente au sein d’un espace partagé
Un poste de travail attribué se distingue du poste de travail non-attribué. La différence ? Le poste de travail attribué vous permet de louer votre propre bureau au sein d’un espace partagé ou bien un espace de coworking. Vous y retrouvez votre poste chaque jour et vous pouvez donc laisser vos affaires sur place à la fin de la journée. Son prix est plus élevé, étant donné que vous serez assuré d’un poste permanent.
Utilisez la calculatrice de SKEPP afin de déterminer le nombre de mètres carrés dont vous avez besoin pour votre futur espace de bureau.
A ce moment vous savez peut-être quel type d’espace vous convient le mieux, mais savez-vous déjà le nombre de mètres carrés dont vous aurez besoin ? Nous avons la solution qu’il vous faut : ‘’la calculatrice m2 de SKEPP’’ ! Cliquez sur le bouton ci-dessous, passez les différentes étapes afin que vous sachiez exactement le nombre de mètres carrés nécessaires avant de louer vos locaux d’entreprise.
Calculer les m2 de votre bureau
Un bureau partagé ou un espace de coworking : un cadre de travail flexible et collaboratif
De nombreux entrepreneurs se tournent vers le coworking ou le partage de bureau avec d’autres entrepreneurs. Il s’agit d’un bureau open-space dans un espace partagé où se retrouvent plusieurs professionnels partageant les mêmes valeurs. Le coworking est devenu un phénomène à la fin des années 90, pourtant en France le concept apparaît en 2008 et la tendance ne cesse d’évoluer car le nombre d’espaces de coworking a été multiplié par 25 entre 2013 et 2019.
Salle de réunion…une évidence !
Eh bien, très probablement la définition de la salle de réunion n’a pas besoin d’être expliquée. Malgré le fait que quasiment tout le monde en a entendu parler, il y a un large choix de variété pour louer une salle de réunion. Le choix entre différentes types de salles de réunion concerne principalement l’ensemble des places disponibles et son aménagement. Organiser des réunions conviviales et efficaces dans une salle moderne favorisant l’esprit d’équipe est devenu un impératif au sein des entreprises de toutes tailles.
La plupart des centre d’affaires propose la location des salles de réunion. Parfois l’accès à une salle de réunion est inclus dans le prix lors d’une location de bureau, sinon le bénéficiaire sera facturé en sus correspondant au nombre d’heures réalisées.
Types de lieux - un centre d’affaires ou un immeuble multi-locataires
Le choix est immense ! Le choix du lieu de travail dépend de votre budget, de sa situation géographique et du niveau de luxe que vous désirez. Vous pouvez louer des bureaux au sein de nombreux immeubles tertiaires selon votre budget et vos envies, qu’il s’agisse de tours de grande hauteur, de centre d’affaires ou de structures multi-locataires. En fait, c’est très simple !
Centre d’affaires - concentrez-vous sur votre activité principale
Un centre d’affaires est un lieu composé de bureaux de petites, moyennes et grandes surfaces entièrement équipés vous permettant de vous concentrer sur votre activité principale. Pour les centres d’affaires, les tarifs sont très variés : du bureau très bon marché aux bureaux de grand luxe. Dans la majorité des cas, tout est déjà meublé, vous avez accès à une salle de réunion et vous bénéficiez d’une gamme de services pour faciliter votre quotidien, comme les réceptionnistes vous apportant du soutien administratif.
Immeuble multi-locataires : facilement accessible et proche des autoroutes
La définition simple : un bâtiment accueillant plusieurs entreprises locataires. Les locaux situés dans un immeuble multi-locataires sont principalement occupés par des start-ups et des entreprises de taille moyenne. Cependant, l’immeuble multi-locataires semble gagner en popularité au cours des 10 dernières années.
Ces immeubles se situent souvent dans un endroit facilement accessible proche des autoroutes une ZI (zone industrielle) ou un PA (parc d’activités). Les services et les installations proposés au sein d’un immeuble multi-locataires sont moins luxueux par rapport à ceux d’un centre d’affaires. Pour cette raison, le prix du loyer y est généralement moins élevé.
Les locaux situés dans un immeuble multi-locataires vous offrent de nombreux avantages.
Styles architecturaux - un mélange riche variant des immeubles haussmanniens aux tours modernes éco-responsables
Un aspect à ne pas négliger : quel style architectural préférez-vous ? Les grandes villes françaises, Paris en tête, regorgent de nombreux styles architecturaux variant des immeubles haussmanniens aux tours de grandes hauteur et de nouvelles constructions éco-responsables. Concernant la location de bureaux, vous avez donc autant de possibilités que vous le souhaitez.
Les entreprises souhaitant exercer louer des bureaux au coeur de la ville s’intéressent particulièrement aux immeubles haussmanniens pour qu’une certaine image de prestige soit assurée. En revanche, les tours de grande hauteur et les nouvelles constructions éco-responsables au sein des quartiers d’affaires restent souvent l’emblème des groupes internationaux.
L’immeuble haussmannien jouit d’une position centrale au coeur de Paris
Les immeubles haussmanniens font partie de l’histoire de Paris avec plus de 60% des immeubles de la capitale, alliant été construits durant cette période. Bien évidemment, la façade est l’élément qui caractérise le plus le style Haussmannien. A l’intérieur, l’appartement haussmannien est généralement doté d’une grande entrée, d’un parquet massif, des fameuses moulures et d’une cheminée souvent en marbre qui est aujourd’hui avant tout décorative et d’agrément pour une petite flambée autour d’un verre de vin rouge entre collègues.
Immeubles de bureaux modernes : bureaux équipés et meublés dans un style épuré
Un immeuble de bureaux moderne se caractérise par ses espaces équipés et meublés avec une ambiance très épurée pour donner une touche de professionnalisme à l’espace de travail. Les immeubles modernes apparaissent sous différentes formes, telles que les gratte-ciel dans les quartiers d’affaires de la Défense et la Part-Dieu et les nouvelles constructions éco-responsables. Les gratte-ciel reconnaissables permettent à vos visiteurs d’avoir un souffle coupé par les vues spectaculaires sur la ville.
Informations sur la location de bureaux : le prix du loyer, la durée d’engagement ….
Avant de se lancer dans la location de bureau vous devez étudier votre budget et vous aimeriez alors prendre connaissance du prix de loyer. En principe, le montant du loyer est fixé librement par le propriétaire / bailleur qui établit lui-même le loyer de ses bureaux selon plusieurs critères pour optimiser son rendement locatif. Différentes méthodes de calcul sont utilisées pour déterminer le montant du loyer, lesquelles seront expliquées ci-après.
Concrètement, cette liberté implique notamment une difficulté à comparer et à interpréter les différents montants du loyer. Par ailleurs, il faut que vous preniez une décision sur la durée d’engagement. La location plus flexible et à plus courte durée qu’un bail 3-6-9 connaît un succès grandissant. Allez-vous opter pour une location de bureau de courte durée ?
Location de bureaux en TVA : profitez des avantages !
Dans le cadre de la location de bureaux équipés en mobilier et du matériel nécessaire à l’exploitation de la preneur, le loyer est normalement soumis à la TVA. En revanche, si les bureaux seront nus, l’activité de location est normalement exonérée de TVA, mais le propriétaire a toutefois la possibilité d’opter pour la TVA. Le bailleur ainsi que le locataire peuvent avoir un intérêt à opter pour cette option, étant donné que la TVA est récupérable. Cela vaut pour les loyers et le pas de porte.
La location de bureaux en TVA vous permet de bénéficier d’une fiscalité avantageuse.
Prix de location par m2 par an : vive la transparence !
En signant le contrat de bail, les loyers sont exprimés en euros HT-HC par mètre carré par an. Cela permet de mieux comparer les prix du marché. Cependant, cette formulation n’inclut pas les autres coûts, comme la TVA, les impôts et les honoraires. Sa localisation géographique est l’un des facteurs principaux qui influent les loyers. Évidemment un bureau à Lyon ou Marseille coûtera plus cher qu’un bureau en pleine campagne.
Le loyer mensuel d’un bureau fermé : location de bureaux tout compris
La location de bureaux tout compris est une solution des plus simple vous permettant de profiter des bureaux pratiques sans avoir se préoccuper de la gestion de ceux-ci. Au lieu d’une foule de factures mensuelles vous avez une seule facture est à payer. Un gain d’argent, mais aussi de temps !
Pas de société de nettoyage à payer, pas d’achats obligatoires à faire pour le matériel de bureau, puisque toutes les prestations sont incluses. Lors d’une location tout compris c’est à vous de choisir si vous allez occuper un bureau fermé de 50m2 tout seul ou avec une équipe de 8 personnes, néanmoins dans la majorité des cas le loyer mensuel seront fixés par poste de travail. Le bureau fermé devient alors plus cher si vous y allez travailler avec plusieurs personnes.
Charges locatives : factures de gaz, eau et électricité
La différence entre le loyer par m2 par an et la location de bureaux tout compris : les charges locatives. Les charges comme le gaz, l’électricité et l’eau, les diverses taxes sur les déchets, le service de ménage et d’autres services et équipements peuvent être compris dans le loyer (voir ci-dessus la rubrique location de bureaux tout compris). Tout est explicitement décrit dans le contrat de bail. Les charges locatives ne sont-elles pas décrites ? Faites une demande auprès du bailleur afin qu’il inscrit le montant des charges dites ‘’récupérables’’ sur le locataire.
Renseignez-vous auprès du bailleur pour que le montant des charges soit inscrit dans votre contrat de bail.
Contrat de bail : tous les accords conclus relatives à la location de bureaux
Tout ce que vous avez convenu avec le propriétaire est inscrit dans le contrat de bail : les termes et les conditions, ainsi que le dépôt de garantie, une déclaration de perte ou de vol des clés, le règlement intérieur etc. Ce document sert à rendre définitif l’accord mutuel entre le locataire et le propriétaire ou bailleur.
Durée de location : optez-vous pour une durée flexible ?
L’un des éléments à insérer obligatoirement dans le contrat de bail est la durée de location. Certains louent de manière flexible, d’autres préfèrent le bail commercial classique (bail 3-6-9) pour profiter des loyers plafonnés.
Cependant, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à choisir le bail précaire, car cette solution de location de bureau flexible permet aux entrepreneurs de limiter les risques. Avec un engagement réduit et en cas de croissance ou changement d’activité, l’entrepreneur pourra facilement quitter les lieux à la fin du contrat de bail.
Souhaitez-vous bénéficier du droit au renouvellement du bail ? Nous vous recommandons alors d’opter pour le bail commercial pour éviter que vous vous retrouvez sans bureaux en cas de refus du propriétaire de renouveler le bail si votre activité est en plein développement.
Aménagement de bureaux : le mobilier flexible est une tendance à suivre pour être une entreprise à la pointe
Oui, oui les sujets du blog sont très variés et maintenant nous allons aborder l’aménagement de bureaux. Il est préférable de réfléchir le plus tôt possible au mobilier de bureau que vous souhaitez intégrer dans vos locaux. Nous vous recommandons vivement de ne pas louer un espace de bureau sans avoir réfléchi sur préalable sur l’aménagement intérieur !
Notre conseil : Informez-vous sur les possibilités d’Officeplanner ! Libérez vous de vos soucis pour aménager vos bureaux afin que votre entreprise ne soit pas distraite et puisse se concentrer autour de son cœur de métier.
La décoration créative
Une simple touche de créativité ou est la créativité l’uns des éléments de base pour votre espace de bureau ? Bien évidemment, chaque entreprise doit prendre cette décision elle-même. Une décoration créative, c’est quoi exactement ? Les couleurs vives comme l’orange sont souvent utilisées, mais vous pouvez par exemple aussi accrocher un vélo ou une guitare au mur. Un ensemble de couleurs et d’accessoires vous permet de créer un environnement de travail propice à la créativité.