Cantidad de metros cuadrados por persona que necesitas para la oficina

  • Publicado por Joost Lansink
  • martes 10 de julio de 2018
  • 10

Te has tomado el trabajo de buscar una oficina para tu empresa. En esta búsqueda debes considerar diferentes factores. Para comenzar, piensas en la ubicación y el aspecto de tu nueva oficina. Luego, piensas en la reducir costos y escoges el precio más bajo. Pero también deseas elegir el tamaño adecuado para tu despacho. ¿Cuántos metros cuadrado de espacio necesitas realmente para tu oficina?


Luego de leer este blog, puedes hacer la combinación perfecta entre la cantidad de personas que buscas para la oficina y la cantidad de espacio (en metros cuadrados) que necesitas para poder trabajar con agrado. Además, con el calculador de espacio de oficina de SKEPP m2 puedes calcular la cantidad de espacio necesaria para tu oficina y otros espacios. Puedes encontrar este calculador más adelante en este blog.

Requisitos legales relativos la cantidad de metros cuadrados en la oficina

El Real Decreto 486/1997, de 14 de abril, establece las disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo. El anexo 1 describe la cantidad de espacios de trabajo necesarias para trabajar en un ambiente seguro. Puedes leer a continuación:

  • 2.° La separación entre los elementos materiales existentes en el puesto de trabajo será suficiente para que los trabajadores puedan ejecutar su labor en condiciones de seguridad, salud y bienestar. Cuando, por razones inherentes al puesto de trabajo, el espacio libre disponible no permita que el trabajador tenga la libertad de movimientos necesaria para desarrollar su actividad, deberá disponer de espacio adicional suficiente en las proximidades del puesto de trabajo.

Lo positivo de estas regulaciones es que tus empleados (o compañeros de trabajo) necesitan tener suficiente espacio para poder realizar el trabajo sin riesgo. Por lo tanto, no vas a romper ninguna ley en términos del número mínimo de metros cuadrados que puedes ofrecer a tus empleados/compañeros de trabajo.

Lamentablemente, todavía no sabes cuántos metros cuadrados de oficina puedes elegir por persona. Sin embargo, el ‘NTP 242: Ergonomía: análisis ergonómico de los espacios de trabajo en oficinas’ nos ofrece más información al respecto.

IMG 7530Trabajar en clase económica

El número mínimo de metros cuadrados por persona según las interpretaciones de las medidas estipuladas por el Instituto Nacional de seguridad e higiene en el trabajo.

El NTP 242 describe en detalle el espacio necesario en un lugar de trabajo. Algunos estándares que debes cumplir son:

  • Al menos 4 metros cuadrados por persona;
  • 1 metro cuadrado para una pantalla (plana);
  • 1 metro cuadrado para trabajo de lectura y escritura;
  • 1 metro cuadrado para una cómoda (movible o no).

Si sumas este número de metros cuadrados juntos, verás que un empleado necesita al menos 7 metros cuadrados de espacio de trabajo. Se pueden sumar elementos adicionales como espacio adicional para explicar dibujos (útil para arquitectos, estilistas de interiores, etc.) y espacio adicional para reuniones. Basado en los 7 metros cuadrado por persona, se muestra a la tabla continuación:

Cantidad de personas

Cantidad de metros cuadrados

1

7

2

14

3

21

4

28

5

35

10

70

20

140

40

280

60

420

80

560

100

700

7 metros cuadrados de espacio de oficina por persona: ¡A veces poco y otras veces demasiado!

Lo irritante de la tabla anterior es que 7 metros cuadrados (neto) para una persona es más que suficiente. Sin embargo, 700 metros cuadrados para 100 personas es realmente muy poco. En la práctica alquilas un espacio de 19,44 metros cuadrados (neto) para 4 personas. Esto tiene que ver con el patrón de la mayoría de los edificios de oficina.

Muchos edificios de oficina construidos después de 1970, consisten en un patrón de 1.80 y múltiplos de estos (3.60/5.40/7.20). Por lo tanto, un espacio para 4 personas tiene casi siempre las dimensiones de 3.60 (ancho) x 5.40 (longitud). Esto hace un total de 19,44 metros cuadrados netos. Esto significaría que ningún propietario (y por consiguiente también el inquilino) cumpliría con estas regulaciones. Afortunadamente, hay excepciones, y puedes leerlas más adelante en este blog, en la sección ‘¿Alquilo yo menos metros cuadrado de oficinas que lo prescrito por el NTP 42? ¡Esto es permitido!’’

Aún existen algunas adiciones a los 7 metros cuadrados por persona que se requieren. Encontrarás estos estándares de trabajo a continuación:

  • Al menos 2 metros cuadrados por persona para una sala de reuniones;
  • 1 metro cuadrado de espacio para explicar dibujos y/o planos;
  • 2 metros cuadrados de espacio para otro tipo de pantalla (en lugar de 1 m2 para una pantalla plana).

¡Atención! No necesariamente tienes que tener este(estos) espacio(s) disponible(s) para tu negocio y para tus empleados/compañeros de trabajo. No todas las empresas necesitan espacio para explicar los dibujos. Además, hay centros de negocios y conceptos de oficina que tienen salas de reuniones disponibles, incluidas en el alquiler. En este caso, no necesitarás alquilar estos espacios.

¿Alquilo menos metros cuadrado de oficinas que lo prescrito en el NTP 42? ¡Esto es permitido!

El Instituto Nacional de seguridad e higiene en el trabajo son simplemente guías de buenas prácticas. Esto significa que hay propietarios que ofrecen menos metros cuadrados de oficinas para alquilar de lo que legalmente (parece) permitido. ¿Cómo es posible? ¿Y eso está permitido?

La respuesta es ‘’Si, esto es posible’’. El objetivo del Instituto Nacional de Seguridad e higiene en el trabajo es crear equipos de oficina seguros y saludables para los empleados. El hecho que un número mínimo de metros cuadrados de ‘’espacios de oficina propio’’ sea obvio, es lógico. Sin embargo, esto nos es obligatorio. Muchos propietarios de oficinas ahora se aseguran de que haya un corazón social, salas de reuniones y espacios comunes de descanso y/o lugares de trabajo (flexibles) disponibles.

Debido a estas instalaciones comunes, puedes como inquilino alquilar menos metros cuadrado. Con esto estás alquilando menos metros cuadrados netos pero tienes la oportunidad de trabajar en áreas compartidas. Esta tendencia, que comenzó hace unos años, continuará en los años venideros. Esto significa para ti, como inquilino, ‘menos metros pero más espacio’.

Entonces tu eres el que toma la decisión: ¿Libertad de movimiento o trabajo acogedor? ¿Quieres utilizar Instalaciones de uso común o deseas que todas las instalaciones sean de uso exclusivo (cocina, baños, salas de reuniones, etc.)? Puedes leer más sobre esto a continuación.

Restaurant 2Instalaciones comunes como un rincón para el café o un restaurante de la empresa

Primero, considera lo siguiente: ‘¿Quieres un espacio de trabajo amplio con mucho espacio para moverte o prefieres un espacio acogedor?’

Algunos empleados quieren mucha libertad de movimiento, a otros les gusta trabajar con 10 compañeros de trabajo en 20 metros cuadrados (neto). ¡Vaya, esto es bastante difícil! Hay que considerar también si se habla de superficie neta alquilable (SNA) o de superficie cuadrada útil (SCU).

Lo has logrado adivinar: la cantidad perfecta de metros cuadrado ideales para que tú y/o tus compañeros de trabajo puedan trabajar no es una ciencia exacta. ¿Estás buscando una oficina y deseas tomar la decisión correcta en términos de metros cuadrados? Entonces, formulate las siguientes preguntas:

  1. ¿Estoy buscando lugares de trabajo amplios para mi empresa o está bien que estemos mucho más juntos? (Esto no significa necesariamente ‘hacinados’.)

  2. ¿Deseo tener mi propia despensa/cocina, baño, recepción y espacio social o deseo simplemente compartir estas instalaciones con otros inquilinos?

  3. Si optas por lugares de trabajo amplios e instalaciones propias, ¿Tengo el presupuesto para alquilar esto?

Como has leído en las secciones anteriores de este blog, no hay una cantidad mínima exacta de trabajo que debe cumplir tu lugar de trabajo. Existen las normas NTP 42, que según sus interpretaciones estipulan 7 metros cuadrados por persona, pero estas no son siempre suficientes. Por ejemplo, esto puede ser demasiado para 1 persona (neto), mientras que 700 metros cuadrados para 100 personas no es suficiente.

IMG 6094 1Trabajar en la clase confort

¿Cómo escoger la cantidad de metros cuadrados de oficina adecuada para tu empresa?

Estamos conscientes que este blog te exige mucha paciencia. Pero para determinar el número correcto de metros cuadrados (en el sentido práctico de la palabra y de una manera que nos guste), necesitamos saber un poco más sobre el contexto de las medidas en las oficinas.

Como lo hemos comentado anteriormente en este blog, la mayoría de las oficinas para 4 personas tienen dimensiones de 3.60 x 5.40 (2x 1.80 * 3x 1.80). El área neta de dicho espacio es de 19,44 metros cuadrados. Estas dimensiones de 3.60 por 5.40 no son del todo accidentales. Un escritorio suele tener 80 centímetros de ancho, mientras que el espacio para caminar de los usuarios debe ser de 1 metro (incluida la silla de oficina), medido desde la parte posterior del escritorio. Aquí viene ese 1.80 dimensiones de nuevo. Entonces, si colocas 2 escritorios uno frente al otro, necesitas un espacio de 3,60 de ancho.

Consejo: Es aconsejable colocar siempre los escritorios a 90 grados de las ventanas. Esto funciona de manera más placentera en relación con la luz del día y/o la luz solar que no brilla inmediatamente en los ojos.

IMG 0418 1Posiciona el escritorio en un ángulo de 90 grados de la ventana

Con el calculador de SKEPP siempre escoges la cantidad correcta de metro cuadrado de oficina

De acuerdo, ahora has llegado a donde realmente quieres estar. Deseas saber ‘sólo’ cuántos metros cuadrados de espacio de oficina necesitas para poder albergar a tus empleados/compañeros de trabajo. En primer lugar, es importante elegir si deseas ser una empresa de clase (1) económica, (2) confort o (3) ejecutiva. Puedes ver la diferencia en la siguiente tabla:

Cantidad de personas

Clase económica (m2)

Clase confort (m2)

Clase ejecutiva (m2)

1

4

6

10

5

20

30

50

10

40

60

90

15

60

90

120

20*

100

140

180

25

125

175

225

40**

240

320

400

50

300

400

500

60***

420

540

720

75****

600

800

1000

100*****

1000

1250

1500

150

1500

2000

2500

250

2500

3000

3500

* desde aquí calculamos 5 m2 por persona en clase económica
** desde aquí calculamos 6 m2 por persona en clase económica
*** desde aquí calculamos 7 m2 por persona en clase económica
**** desde aquí calculamos 8 m2 por persona en clase económica
***** desde aquí calculamos 10 m2 por persona en clase económica

Como puedes ver, la cantidad de espacio requerida aumenta a medida que buscas una oficina para más personas. Esto es lógico, porque las empresas y las corporaciones optan a menudo por tener más instalaciones propias. Salas de reuniones privadas, baños, despensas, etcétera. De esta forma ya no tendrás que compartir las instalaciones si tienes una empresa más grande.

Calcula el número de metros cuadrados con el calculador de oficinas de SKEPP m2

Ahora es el momento de calcular cuántos metros cuadrados de oficina necesitas para tu organización. Una herramienta útil para esto es el calculador de espacio de oficinas SKEPP m2. Esto consiste en una serie de pasos que debes seguir para que finalmente puedas ver exactamente cuántos metros cuadrados de oficina necesitas buscar.

  1. ¿Cuántos lugares de trabajo necesitas? ➡ ¿Para cuántos empleados/compañeros de trabajo estás buscando la oficina? ¿Existe tal vez un plan para contratar nuevos talentos? Ingresa aquí el número de personas que van a ocupar la oficina que buscas.
  2. ¿Qué tanto espacio deseas tener? ➡ Aquí puedes escoger entre la clase económica, confort o ejecutiva. La diferencia entre las tres, es la cantidad de metros cuadrado por persona que se han considerado. Mira la tabla anterior para hacer tu elección.
  3. ¿Necesitas espacios adicionales? ➡ ¿Qué otras necesidades tienes en la oficina? Piensa por ejemplo en una sala de reuniones, sala de presentaciones, espacio de entrenamientos, rincón de descanso o recepción propia.

El calculador de espacios de oficina SKEPP m2 hace su trabajo después de responder a estas preguntas. Ahora sabrás cuántos metros cuadrados de oficina puedes buscar. Prueba tu mismo lo fácil que es calcular cuántos metros cuadrados de oficinas necesitas.

Clase ejecutiva a precios de clase confort con equipos de oficina Officeplaner

Entendemos que, como candidato de alquiler, deseas alquilar un espacio de oficina por el mejor precio del mercado. No quieres perder demasiado dinero en equipos de oficina. ¡Así que elige los muebles de oficina de diseño flexible de Officeplanner! ¿Cuál es la ventaja de alquilar mobiliario por medio de Officeplaner? ¡No existen costos de inversión, son muebles duraderos y ergonómicos. SKEPP transporta y ensambla el mobiliario dentro de una semana, además puedes contratar fácilmente espacios de trabajo adicionales que se entregan en poco tiempo!

Oficeplanne costa de dos diseños de oficina únicos: URBAN y CITY. El diseño de oficinas flexible de URBAN se caracteriza por su aspecto urbano y minimalista, mientras que el CITY se siente cómodo con el uso de los tonos cálidos. ¿Qué tipo de officeplanner escoges para tu oficina?

URBAN kantoorinrichtingTrabaja en clase ejecutiva con el equipo de oficina Officeplanner.

Beneficiate del pago de impuesto sobre la oficina alquilada

Has comenzado a leer este blog porque planificas alquilar una oficina. ¡Por esta razón, no queremos que dejes de conocer los beneficios del alquiler gravado con IVA para las oficinas! El arrendatario de bienes inmuebles está, en principio exento del IVA pero como inquilino (y arrendador) puede ser más ventajoso el alquiler gravado con el IVA ¿Por qué en realidad?

Como hemos mencionado anteriormente, en general no se cobran impuestos sobre el espacio de oficina que alquilas. En resumidas cuentas, puede ser más ventajoso para ti estar de acuerdo con el propietario para gravar el alquiler con el IVA. El alquiler a pagar se puede deducir como impuesto de entrada. Además, puede ahorrar costos al deducir el IVA sobre los costos de inversión y mantenimiento. Aprovecha los consejos de ahorro de SKEPP. ¡Lee el blog sobre el alquiler de oficinas con impuestos gravados para obtener más información!

¿Tienes alguna otra pregunta con respecto al espacio de oficina que necesitas?

Deja que nuestros expertos te asesoren. Nuestros consultores inmobiliarios ayudan cada año a miles de empresas a encontrar las mejores oficinas en España, los Países Bajos, Alemania, Bélgica, Francia, Austria y Suiza. Formula tu pregunta por medio de nuestro sitio web o simplemente llamanos. ¡Te ayudamos con placer y no te cuesta nada! Después de calcular la cantidad de metros cuadrados de espacio de oficina que necesitas. Comienza la búsqueda de la oficina de tus sueños con SKEPP, incluyendo también muebles de oficina con estilo gracias al Officeplaner.

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Yori
Consultor inmobiliario


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