5 fouten die je kunt maken bij de zoektocht naar een kantoor te huur

1/ Weet wat je zoekt in jouw te huren kantoor

Je kunt een vergelijkingswebsite openen en random beginnen zoeken naar kantoren te huur. Het is een strategie, maar niet de juiste. Maak eerst voor jezelf duidelijk wat je nu juist zoekt. Dan hebben we het niet over het meubilair, de kleur van de muren, welke koffie ze er serveren, …

Je moet eerst en vooral weten welk kantoor je moet huren in functie van jouw bedrijf. Je moet niet kijken naar private kantoorruimtes met alles erop en eraan als jouw omzet dat niet toelaat. Daarentegen moet je ook geen werkplekken bekijken of kijken naar kantoorruimtes voor maximum 2 à 3 personen wanneer je onderneming op korte termijn een uitbreiding nodig heeft. Bekijk de huidige situatie van je onderneming en breng de toekomstige verwachtingen binnen de 3 jaar in kaart alvorens je de zoektocht start om een kantoor te huren.

Vervolgens kan je ook jouw huidige gehuurde kantoor eens onder de loep nemen. okWat zijn de pluspunten en wat wil je graag verbeteren.Welke faciliteiten vind je de moeite waard? Luister tenslotte ook eens bij je werknemers, collega´s en misschien zelfs zakenpartners en klanten. Ongetwijfeld kunnen zij ook interessante input leveren die jouw kijk op het huren van een kantoor kunnen beïnvloeden.

Is een vergadertafel een faciliteit waar jouw nieuw te huren kantoor over moet beschikken? 

2/ De locatie van je kantoor te huur

Je wilt uiteraard de beste locatie om je nieuwe kantoor te huren. Je wilt zo dicht mogelijk naast een snelweg gelegen zijn, met veel mogelijkheden voor openbaar vervoer. Het liefst nog een luchthaven in de buurt voor als je ooit beslist internationaal te gaan. Het mag niet te druk zijn en niet midden in de stad. De stad moet echter wel heel snel en gemakkelijk te bereiken zijn. Veel supermarkten in de buurt, een paar top restaurantjes, een luxueus hotel, een sportschool en zo kunnen we nog wel even doorgaan. Zo zijn er veel kantoren te huur in Brussel en Antwerpen met een goede bereikbaarheid.

Probeer niet te veeleisend te zijn. Som een 5-tal elementen op die voor jou belangrijk zijn bij de locatie van een te huren kantoor en een 5-tal zaken die voor jouw klanten, zakenpartners, enz. belangrijk kunnen zijn. Kijk dan welke dingen overeenstemmen en neem die mee in jouw beoordeling. Dan kun je nog een aantal zaken opschrijven die doorslaggevend kunnen zijn indien er meerdere locaties aan jouw eisen zouden voldoen.

Is een loungeruimte een van de eisen voor jouw kantoorruimte?

3/ De kosten van het te huren kantoor verkeerd inschatten

Een kantoor dat te huur staat heeft een kostenplaatje. De huurprijs van een kantoor kan echter meer zijn dan dat je op het eerste gezicht ziet. Eerst en vooral is er het onderscheid tussen de huurprijs voor de netto-vloeroppervlakte (NVO) en de verhuurbare vloeroppervlakte (VVO).

De huurprijs voor de NVO bevat de huurprijs voor je kantoorruimte. De VVO bevat ook de huurprijs voor gemeenschappelijke ruimtes zoals een vergaderruimte, de gangen, de inkomhal, enz. In vele gevallen wordt dit ook aangeduid met een omslagpercentage. Dan krijg je de netto huurprijs te zien en het omslagpercentage.

De netto huurprijs moet je dan vermeerderen met het percentage om tot de huurprijs voor de BVO te komen. Ten tweede zijn er ook de servicekosten. Kosten voor water, gas, elektriciteit, internet, enz. Deze kunnen al dan niet al in de huurprijs opgenomen zijn. Bekijk dit goed alvorens je de kosten gaat afwegen. Geraak je er niet aan uit? Neem dan contact op met een kantoorexpert van SKEPP. Zij weten precies welke kosten bij de huurprijs van een kantoor te huur inbegrepen zijn en welke niet.

Zijn services als licht bij jou in de huurkosten begrepen? 

4/ Een te oppervlakkige bezichtiging van het te huren kantoor

Iedereen heeft het druk. Ook verhuurders en makelaars. Daarom bestaat er de kans dat een rondleiding door het te huren kantoor oppervlakkig wordt gedaan met de focus op de pluspunten. Wees je daarvan bewust en bereidt de rondleiding voor. Zo kun je de rondleiding in het kantoor te huur op een dag en tijdstip vastleggen waar je echt het reilen en zeilen van het business center ervaart.

´s Avonds of heel vroeg in de ochtend zal het vaak heel rustig zijn, maar in de voor- of namiddag is het bedrijfsleven volop aan de gang en krijg jij een goede indruk hoe het daar in het bedrijvencentrum verloopt. Als je de mogelijkheid hebt, probeer dan zeker eens te spreken met de andere ondernemers gevestigd in het bedrijvencentrum. Zij gaan je andere dingen kunnen vertellen dan de verhuurder of makelaar.

Stel bovendien zoveel mogelijk vragen. Het meubilair van het kantoor te huur dat je gaat bezoeken, kan bijvoorbeeld echt jouw ding niet zijn. Wie zegt er echter dat het moet blijven staan? Ga ook na over wat en hoeveel onderhandelingsruimte er is. Je kunt nooit vragen te veel stellen en laat je zeker niet afwijzen door de verhuurder of makelaar. Je hebt recht op een antwoord op al je vragen omtrent jouw toekomstige te huren kantoor. Nood aan een tweede, derde, vierde, ... bezoek aan het kantoor dat te huur staat? Geen probleem. Om een nieuw kantoor te huren neem je de tijd.

Vraag mede-ondernemers hoe hun kantoor te huur bevalt.

5/ Niet de tijd nemen om te onderhandelen over jouw toekomstige kantoor 

Bij een huurovereenkomst is er altijd ruimte om te onderhandelen. Zo kun je onderhandelen over de inbegrepen faciliteiten, betalingsmogelijkheden, de huurprijs, de huurtermijn en huurcontract, enz. Laat je niet afschrikken door het feit dat het te huren kantoor erg gewild is en zo niet de tijd neemt om te onderhandelen. Je wilt achteraf namelijk niet voor verrassingen komen te staan. Begin ook niet op het laatste moment te onderhandelen. Vanaf het eerste contact moet je je al voldoende informeren met de onderhandelingen in het achterhoofd. Alleen op die manier kun je jouw ideale kantoor huren met de beste huurvoorwaarden voor jouw onderneming. 

Een laatste tip: start de zoektocht naar een kantoor te huur een 2 à 3 maanden voor je effectief van start wilt gaan in je nieuwe kantoor. Zo heb je voldoende tijd om je wensen en eisen af te wegen, te vergelijken en rondleidingen in te plannen. Zo ben je helemaal zeker van jouw toekomstige kantoor.

Geen tijd om veel rondleidingen te doen? Je kunt er ook voor kiezen om meerdere rondleidingen door kantoren te doen via een Virtual Tour van SKEPP! Dit kan eenvoudig met een VR-bril. Hoe dat precies werkt zie je in de bovenstaande video.

De zoektocht naar het perfecte kantoor is niet gemakkelijk. Met deze tips in het achterhoofd zal je echter al veel verder geraken. Natuurlijk is een (eerste) kantoor te huur nemen geen alledaagse beslissing. Bij SKEPP zijn we er daarentegen wel dag in en dag uit mee bezig. Laat ons je daarom helpen. Vraag snel en gratis advies aan een van de kantoorexperts van SKEPP. Wij staan je graag bij in elke stap naar het huren van het perfecte kantoor.

Start hier jouw zoektocht